Qualifikationsmatrix: Kompetenzen von Mitarbeitenden in der Produktion gezielt entwickeln

In einem wettbewerbsintensiven Umfeld wie der Industrie ist es entscheidend, die Kompetenzen der Mitarbeitenden bestmöglich zu nutzen und weiterzuentwickeln, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Die Qualifikationsmatrix – auch Kompetenzmatrix genannt – bietet die Möglichkeit, Fähigkeiten strukturiert zu bewerten, weiterzuentwickeln und zu steuern. 

In diesem Artikel erklären wir, was eine Qualifikationsmatrix ist, warum sie in der Industrie immer wichtiger wird und wie Sie eine Kompetenzmatrix umsetzen.

Der Artikel in einer Minute: 

• Eine Qualifikationsmatrix stellt die vorhandenen und erforderlichen Qualifikationen von Mitarbeitenden übersichtlich gegenüber.
  
• Sie hilft Unternehmen dabei, Kompetenz- und Qualifikationslücken frühzeitig zu identifizieren.
  
• Neben fachlichen Fähigkeiten können beispielsweise Zertifizierungen, Maschinenkenntnisse und weitere Fähigkeiten erfasst werden.
  
• Eine Qualifikationsmatrix lässt sich mit einer Excel-Vorlage erstellen, bei größeren Teams und komplexeren Produktionsumgebungen bietet sich jedoch eine Software an.
  

Was ist eine Qualifikationsmatrix?

Eine Qualifikationsmatrix bzw. Kompetenzmatrix ist eine übersichtliche Darstellung der Qualifikationen, Fähigkeiten und Kenntnisse von Mitarbeitenden in einem Team oder Unternehmen. 

Sie zeigt auf einen Blick, welche Angestellten für welche Aufgaben, Prozesse oder Maschinen qualifiziert sind und wo noch Qualifikationslücken bestehen. Ein festgelegtes Bewertungssystem gibt an, wie gut eine bestimmte Tätigkeit beherrscht wird.

So kann beispielsweise unterschieden werden, ob ein Mitarbeiter noch geschult werden muss, eine Aufgabe unter Anleitung ausführen kann, selbstständig arbeitet oder andere Beschäftigte einweisen kann.

Welche Informationen werden in Qualifikationsmatrizen verwendet? 

Eine Kompetenzmatrix umfasst verschiedene Informationen, zum Beispiel:

• die festgelegten Ziele
• die zu bewertenden Kompetenzen
• das Kompetenzniveau des Personals für die jeweiligen Fähigkeiten
• Kompetenzen, die erworben oder weiterentwickelt werden sollen
• Feedback der Führungskräfte
• eine Übersicht der vorhandenen Kompetenzen (Hard Skills und Soft Skills)
  

Hard- und Soft Skills sind von Bedeutung

Beide Kompetenzbereiche werden in der Skill Matrix bewertet. 

• Hard Skills sind fachliche Fähigkeiten und spezifisches Wissen, die durch Ausbildung, Schulungen oder Berufserfahrung erworben werden. Diese Kompetenzen sind in der Regel gut messbar und lassen sich konkret nachweisen. Beispiele sind der Umgang mit einer Software für visuelles Management, Kenntnisse im Projektmanagement oder die Beherrschung bestimmter Lean-Management-Methoden.
  
• Soft Skills sind persönliche und soziale Fähigkeiten, die beeinflussen, wie eine Person mit anderen zusammenarbeitet und ihre Aufgaben organisiert. Dazu gehören beispielsweise Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit, Zeitmanagement und Anpassungsfähigkeit.

Warum ist eine Qualifikationsmatrix wichtig?

In der Produktion müssen jeden Tag die richtigen Mitarbeitenden mit den passenden Qualifikationen für Maschinen, Prozesse und Aufgaben zur Verfügung stehen. Qualifikationsmatrizen schaffen genau zu diesem Zweck einen schnellen Überblick: Sie liefert Führungskräften einen aktuellen Überblick über die vorhandenen Skills und den Entwicklungsbedarf des Teams.

Damit sind Qualifikationsmatrizen ein wichtiges Instrument im Kompetenzmanagement in der Produktion. Kurz gesagt sorgen sie für:

• effizientere Aufgabenverteilung
• höhere Qualität
• langfristigen Sicherung von Know-how

Die wichtigsten Vorteile einer Kompetenzmatrix 

Für Unternehmen ergeben sich aus der Kompetenzmatrix mehrere konkrete Vorteile:

• Mitarbeitende gezielter einsetzen: Führungskräfte sehen auf einen Blick, wer für welche Aufgaben, Maschinen oder Prozesse qualifiziert ist. Das erleichtert die Schicht- und Personaleinsatzplanung und hilft, vorhandene Ressourcen besser zu nutzen.
  
• Qualifikationslücken frühzeitig erkennen: Die Matrix stellt vorhandene Qualifikationen den jeweiligen Anforderungen gegenüber. Dadurch lassen sich fehlende Skills identifizieren, bevor sie zu einem Engpass in der Produktion werden.
  
• Schulungen bedarfsgerecht planen: Unternehmen können gezielt festlegen, welche Mitarbeitende geschult oder weiterentwickelt werden sollten. Weiterbildungen orientieren sich damit am tatsächlichen Bedarf des Teams.
  
• Flexibilität im Team erhöhen: Sind mehrere Beschäftigte für wichtige Aufgaben qualifiziert, können Teams besser auf Urlaub, Krankheit, Auftragsspitzen oder Veränderungen im Produktionsplan reagieren.
  
• Abhängigkeiten reduzieren: Beherrscht nur eine Person einen bestimmten Prozess oder eine Maschine, entsteht ein Risiko. Eine Qualifikationsmatrix macht solche Abhängigkeiten sichtbar und hilft dabei, Wissen auf mehrere Mitarbeitende zu verteilen.
  
• Qualität und Sicherheit unterstützen: Beschäftigte können entsprechend ihrer Kenntnisse und Fähigkeiten eingesetzt werden. Gleichzeitig wird sichtbar, wenn für bestimmte Aufgaben erforderliche Qualifikationen oder Schulungen fehlen.
  
• Wissen im Unternehmen sichern: Besonders beim Ausscheiden erfahrener Personen droht wertvolles Prozess- und Erfahrungswissen verloren zu gehen. Die Qualifikationsmatrix hilft, den Wissenstransfer rechtzeitig zu organisieren.

Richtig gepflegt wird eine Qualifikationsmatrix für Mitarbeiter zu einem wichtigen Instrument im Kompetenzmanagement: Unternehmen können ihre Ressourcen vorausschauender planen, Qualifikationen gezielt entwickeln und ihre Produktion flexibler organisieren.

Wie erstelle ich eine Qualifikationsmatrix für mein Team?

Eine Qualifikationsmatrix für Mitarbeiter sollte möglichst einfach aufgebaut sein und genau die Informationen enthalten, die für den Arbeitsalltag relevant sind. Bevor Unternehmen eine umfangreiche Matrix erstellen, sollten sie deshalb zunächst festlegen, welche Aufgaben, Rollen und Qualifikationen für das jeweilige Team entscheidend sind.

In der Praxis lässt sich eine Qualifikationsmatrix in sechs Schritten erstellen:

1. Aufgaben und Rollen festlegen

Im ersten Schritt werden die wichtigsten Aufgaben und Rollen innerhalb des Teams oder der Abteilung erfasst. In der Produktion können das beispielsweise Maschinenbedienung, Qualitätskontrolle, Wartung, Rüsten oder bestimmte Aufgaben im Rahmen des Shopfloor Managements sein.

2. Erforderliche Qualifikationen und Fähigkeiten identifizieren

Anschließend wird definiert, welches Wissen und welche Fähigkeiten für die einzelnen Aufgaben erforderlich sind. Neben fachlichen Qualifikationen können dabei auch methodische oder persönliche Skills eine Rolle spielen.

Je nach Arbeitsplatz können beispielsweise folgende Skills relevant sein:

• Bedienung bestimmter Maschinen und Anlagen
• Rüst- und Wartungskenntnisse
• Qualitätsprüfung
• Arbeitssicherheit
• Lean-Management- und Problemlösungsmethoden
• digitale Fähigkeiten
• Kommunikations- und Führungskompetenzen

Wichtig ist, nur Qualifikationen aufzunehmen, die für das Team und seine täglichen Aufgaben tatsächlich relevant sind.

3. Einheitliche Qualifikationsstufen definieren

Damit die Qualifikationen der Angestellten vergleichbar sind, braucht die Qualifikationsmatrix ein einheitliches Bewertungssystem. Die einzelnen Stufen sollten klar definiert und für alle Beteiligten verständlich sein.

Ein einfaches Modell kann beispielsweise so aussehen:

Stufe	Qualifikationsniveau	Bedeutung
0	Keine Kenntnisse	Aufgabe wurde noch nicht erlernt
1	Grundkenntnisse	Grundlagen sind bekannt, Unterstützung ist erforderlich
2	Fortgeschritten	Aufgabe kann weitgehend selbstständig ausgeführt werden
3	Qualifiziert	Aufgabe wird sicher und selbstständig beherrscht
4	Experte	Kann andere Mitarbeitende anlernen und Wissen weitergeben

4. Vorhandene Qualifikationen der Mitarbeitenden erfassen

Nun werden die vorhandenen Qualifikationen und Kompetenzen der Mitarbeitenden bewertet und in die Matrix eingetragen. Als Grundlage können beispielsweise dienen: 

• Beobachtungen, 
• Zertifikate, 
• absolvierte Schulungen, 
• Mitarbeitergespräche
• Bewertungen durch Führungskräfte 

Eine Bewertung durch mehrere Personen verspricht dabei belastbarere Ergebnisse.

Zusätzlich zum aktuellen Ist-Zustand sollte möglichst auch das erforderliche Soll-Niveau für eine Aufgabe festgelegt werden. Erst der Vergleich zwischen Soll und Ist zeigt, ob Handlungsbedarf besteht.

5. Qualifikationslücken erkennen und Maßnahmen festlegen

Die fertige Matrix macht sichtbar, wo Qualifikationen fehlen. Führungskräfte können beispielsweise erkennen, dass für eine wichtige Maschine nur ein Angestellter ausreichend qualifiziert ist oder dass mehreren Beschäftigten Kenntnisse für einen bestimmten Prozess fehlen.

Aus diesen Informationen lassen sich konkrete Maßnahmen ableiten, etwa:

• Schulungen und Weiterbildungen,
• Training on the Job,
• Job Rotation,
• Mentoring durch erfahrene Kollegen,
• Wissenstransfer zwischen Beschäftigten

Dabei sollten zuerst die Qualifikationslücken geschlossen werden, die für Sicherheit, Qualität oder einen reibungslosen Produktionsablauf besonders kritisch sind.

6. Qualifikationsmatrix regelmäßig pflegen

Mitarbeitende entwickeln neue Fähigkeiten, wechseln ihre Rolle, absolvieren Schulungen oder verlassen das Unternehmen. Gleichzeitig können neue Maschinen und Prozesse andere Qualifikationen erforderlich machen.

Die Pflege der Qualifikationsmatrix sollte deshalb als kontinuierlicher Prozess verstanden werden. Unternehmen sollten klar festlegen, wer die Daten aktualisiert und in welchen Abständen die Qualifikationen überprüft werden.

Beispiel einer Qualifikationsmatrix für Mitarbeiter

Ein einfaches Beispiel für ein Produktionsteam könnte so aussehen:

Mitarbeiter	Maschine A bedienen	Maschine B bedienen	Qualitätsprüfung	Wartung	5S
Mitarbeiter A	4	3	3	2	4
Mitarbeiter B	2	4	3	4	3
Mitarbeiter C	3	1	4	2	3
MitarbeiterD	4	3	2	3	4
Erforderliches Niveau	3	3	3	3	3

Durch den Vergleich der vorhandenen Qualifikationen mit dem erforderlichen Niveau werden Lücken schnell sichtbar. Im Beispiel benötigt Mitarbeiter C etwa zusätzliche Schulungen für Maschine B und im Bereich Wartung. Mitarbeiter A hat ebenfalls Entwicklungsbedarf bei der Wartung.

Gleichzeitig zeigt die Matrix, wo besonders viel Wissen vorhanden ist. Mitarbeiter B verfügt beispielsweise über Expertenwissen für Maschine B und Wartung und könnte dieses Wissen im Rahmen von Schulungen oder Training on the Job an andere Teammitglieder weitergeben.

Welche Kompetenzen sind in der Produktion besonders wichtig?

Welche Fähigkeiten in der Produktion besonders benötigt werden, hängt wiederum von der Branche, den Aufgaben und den eingesetzten Maschinen und Technologien ab. Zu den wichtigsten Kompetenzbereichen zählen:

• Technische Kompetenzen: Dazu gehören die Bedienung von Maschinen und Anlagen, Rüsten, Wartung und Instandhaltung sowie Kenntnisse bestimmter Fertigungsverfahren.
  
• Qualitätskompetenzen: Mitarbeitende sollten relevante Qualitätsstandards kennen, Prüfungen durchführen und Abweichungen erkennen können.
  
• Arbeitssicherheit: Der sichere Umgang mit Maschinen, Werkzeugen und Materialien sowie Kenntnisse der geltenden Sicherheitsvorgaben sind für viele Aufgaben unverzichtbar.
  
• Prozesswissen: Beschäftigte sollten die für ihre Tätigkeit relevanten Produktionsabläufe verstehen und wissen, welche Auswirkungen Abweichungen auf nachgelagerte Prozesse haben können.
  
• Problemlösungskompetenz: Methoden wie 5 Why, PDCA oder Ishikawa helfen Teams dabei, Ursachen von Problemen strukturiert zu identifizieren und nachhaltige Lösungen zu finden.
  
• Lean-Management-Kompetenzen: Kenntnisse beispielsweise in 5S, Kaizen oder visuellem Management unterstützen die kontinuierliche Verbesserung von Produktionsprozessen.
  
• Digitale Kompetenzen: Mit der zunehmenden Digitalisierung der Produktion wird der sichere Umgang mit digitalen Tools, Software und Produktionsdaten immer wichtiger.
  
• Soziale Kompetenzen: Kommunikation, Teamfähigkeit, Eigenverantwortung und die Fähigkeit, Wissen weiterzugeben, spielen auch auf dem Shopfloor eine wichtige Rolle.

7 Tipps für eine erfolgreiche Qualifikationsmatrix

1. Nur relevante Qualifikationen aufnehmen.
2. Anforderungen eindeutig definieren.
3. Einheitliche Bewertungsstufen verwenden.
4. Mitarbeitende in die Erstellung einbeziehen.
5. Wichtige Fähigkeiten fürs Unternehmen besonders kennzeichnen.
6. Matrix regelmäßig aktualisieren.
7. Qualifikationsdaten für konkrete Maßnahmen nutzen.

Fazit

Zusammenfassend ist die Qualifikationsmatrix ein wichtiges Instrument für Produktionsunternehmen, um die Qualifikationen und Kompetenzen der Angstellten gezielt einzusetzen und weiterzuentwickeln. Sie erleichtert die Aufgabenverteilung, hilft dabei, Fehlerrisiken zu reduzieren und unterstützt den systematischen Wissenstransfer. Damit trägt sie zu einer höheren Effizienz und stabileren Produktionsprozessen bei.

Gleichzeitig macht die Qualifikationsmatrix Entwicklungsbedarf sichtbar und ermöglicht es Unternehmen, Kompetenzen kontinuierlich auszubauen. So können sie flexibler auf neue Anforderungen reagieren und wichtiges Know-how langfristig im Unternehmen sichern.