Digital Worker: Wie digitale Mitarbeiter Prozesse in der Industrie verändern

Früher hätte man unter Digital Worker beziehungsweise digitalen Mitarbeitern einen echten Angestellten mit digitalen Fähigkeiten verstanden, heute meinen wir damit trainierte Software-Roboter, die bestimmte Aufgaben oder Prozesse ausführen. 

Sie prüfen Daten, überwachen Bestände, bearbeiten Rechnungen oder stoßen selbständig die nächsten Schritte in einem Workflow an. Gerade in der Industrie und Fertigung eröffnet das neue Möglichkeiten. 

Doch was genau steckt hinter einem Digital Worker, wie unterscheidet er sich von RPA und AI Agents und wo lohnt sich sein Einsatz? Wir klären auf.

Der Artikel in einer Minute: 

• Digital Worker sind digitale Mitarbeiter in Form von Software, die mithilfe von Automatisierung und KI bestimmte Aufgaben oder ganze Workflows selbstständig ausführen können.
  
• Im Vergleich zur klassischen RPA arbeiten Digital Worker umfassender: Sie können mehrere Prozessschritte verbinden, Informationen aus verschiedenen Systemen nutzen und bei Ausnahmen menschliche Mitarbeiter einbeziehen.
  
• In der Industrie gibt es zahlreiche Einsatzmöglichkeiten, etwa in Produktion und Shopfloor Management, Bestands- und Materialmanagement, Instandhaltung, Einkauf sowie Rechnungswesen.
  
• Die wichtigsten Vorteile sind weniger manuelle Routinearbeit, schnellere Prozesse und geringere Fehlerquoten. Gleichzeitig müssen Datenqualität, Systemintegration, Sicherheit und klare Entscheidungsregeln gewährleistet sein.
  
• Digital Worker können Operational Excellence unterstützen, indem sie Verschwendung reduzieren und Fachkräfte entlasten. Entscheidend ist jedoch, Prozesse zuerst zu optimieren und anschließend sinnvoll zu automatisieren.

Definition: Was ist ein Digital Worker?

Ein Digital Worker, auf Deutsch auch digitaler Mitarbeiter, ist kein echter Mitarbeiter, sondern eine softwarebasierte Lösung, die bestimmte Aufgaben oder ganze Arbeitsabläufe selbstständig ausführen kann. Dabei kommen Technologien wie künstliche Intelligenz (KI), Machine Learning und Robotic Process Automation (RPA) zum Einsatz.

IBM definiert Digital Worker als softwaregestützte Arbeitskräfte, die verschiedene technologische Fähigkeiten kombinieren, um wichtige Teile komplexer End-to-End-Prozesse eigenständig auszuführen. Dazu können beispielsweise Machine Learning, Computer Vision und Natural Language Processing gehören.

Digital Worker sollen menschliche Mitarbeiter dabei nicht zwangsläufig ersetzen. Vielmehr übernehmen sie insbesondere repetitive, zeitaufwendige und gut automatisierbare Tätigkeiten.

Warum sind digitale Mitarbeiter für die Fertigung und Industrie geeignet?

In der Fertigung sind viele Prozesse, Systeme und Abteilungen miteinander verbunden. Ein Digital Worker muss deshalb mehr können, als einzelne Aufgaben automatisch auszuführen. Entscheidend sind vor allem vier Punkte:

• Zusammenhänge berücksichtigen: Digital Worker sollten verstehen, wie Prozesse zusammenhängen. Eine Lieferverzögerung kann beispielsweise Auswirkungen auf Materialbestand, Produktionsplanung und Liefertermine haben.
  
• Nachvollziehbar arbeiten: Zugriffsrechte, Freigaben und ausgeführte Aktionen müssen klar geregelt und dokumentiert sein – besonders mit Blick auf Compliance und Qualität.
  
• Menschen einbeziehen: Nicht jede Entscheidung sollte automatisch getroffen werden. Bei Ausnahmen oder komplexen Situationen muss der Digital Worker den Vorgang an einen Mitarbeiter weitergeben können.
  
• Bestehende Systeme verbinden: Digital Worker sollten mit ERP-, Planungs-, Bestands- oder anderen Unternehmenssystemen zusammenarbeiten können, damit Informationen nicht in neuen Datensilos landen.

Kurz gesagt: Digital Worker sind für die Fertigung besonders dann geeignet, wenn sie vernetzte Prozesse verstehen, bestehende Systeme verbinden und klar definierte Aufgaben übernehmen – ohne den Menschen bei wichtigen Entscheidungen außen vor zu lassen.

Was ist der Unterschied zu bisherigen Automatisierungslösungen?

Im Gegensatz zu einfachen Automatisierungslösungen beschränken sich Digital Worker nicht unbedingt auf eine einzelne, fest definierte Aufgabe. Sie können mehrere aufeinanderfolgende Arbeitsschritte innerhalb eines Workflows übernehmen, Informationen verarbeiten und bei Bedarf mit verschiedenen Unternehmenssystemen interagieren.

Ein digitaler Mitarbeiter kann beispielsweise:

• Daten aus unterschiedlichen Systemen erfassen und verarbeiten,
• Informationen prüfen und miteinander abgleichen,
• wiederkehrende Aufgaben automatisiert durchführen,
• Aktionen innerhalb eines Workflows auslösen,
• Informationen in ERP- oder andere Unternehmenssysteme übertragen,
• Ausnahmen erkennen und an einen menschlichen Mitarbeiter weiterleiten.

Gerade in Industrie- und Fertigungsunternehmen ergeben sich dadurch zahlreiche Möglichkeiten. Ein Digital Worker könnte beispielsweise einen niedrigen Materialbestand erkennen, verfügbare Bestände an anderen Standorten prüfen und anschließend eine Umlagerung oder einen Nachschubprozess anstoßen. Tritt dabei eine ungewöhnliche Situation auf, kann der Vorgang zur Prüfung an den zuständigen Mitarbeiter weitergegeben werden.

Digital Worker vs. AI Agent vs. RPA: Was ist der Unterschied?

Die Begriffe Digital Worker, AI Agent und Robotic Process Automation (RPA) werden häufig im gleichen Zusammenhang verwendet, bezeichnen aber nicht dasselbe. Der wichtigste Unterschied liegt darin, wie selbstständig die Technologie arbeitet und welchen Umfang an Aufgaben sie übernehmen kann.

RPA ist vor allem für die Automatisierung klar definierter und wiederkehrender Aufgaben gedacht. AI Agents können dagegen Informationen interpretieren, auf unterschiedliche Situationen reagieren und auf ein bestimmtes Ziel hinarbeiten. Ein Digital Worker geht noch einen Schritt weiter: Er übernimmt eine konkrete Rolle innerhalb eines Geschäftsprozesses und kann dafür verschiedene Technologien – darunter RPA und AI Agents – miteinander kombinieren.

	Digital Worker	AI Agent	RPA
Was ist das?	Softwarebasierter digitaler Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben und Prozesse	KI-System, das auf Basis eines Ziels Entscheidungen treffen und Aktionen ausführen kann	Technologie zur regelbasierten Automatisierung
Typischer Einsatz	Übernahme mehrstufiger Arbeitsabläufe	Analyse, Entscheidungsfindung und autonome Aktionen	Wiederkehrende, standardisierte Einzelaufgaben
KI erforderlich?	Häufig, aber nicht ausschließlich	Ja	Nein
Umgang mit Kontext	Kann Informationen und Prozesskontext berücksichtigen	Kann Kontext interpretieren und darauf reagieren	Folgt überwiegend festgelegten Regeln
Umgang mit Ausnahmen	Kann Ausnahmen bearbeiten oder an Menschen eskalieren	Kann situationsabhängig reagieren	Erfordert bei nicht definierten Ausnahmen häufig menschliches Eingreifen
Beispiel in der Fertigung	Überwacht Materialbestände und koordiniert bei Engpässen den Nachschubprozess	Analysiert einen Materialengpass und entscheidet anhand verfügbarer Informationen über die nächste Aktion	Überträgt Bestandsdaten automatisiert von einem System in ein anderes

Beim Digital Worker steht weniger eine einzelne Technologie als vielmehr die Rolle innerhalb des Arbeitsprozesses im Mittelpunkt. Ein digitaler Mitarbeiter kann unterschiedliche Automatisierungs- und KI-Technologien kombinieren und damit mehrere zusammenhängende Aufgaben eines Workflows übernehmen.

Ein Beispiel für digitale Mitarbeit in der Fertigung 

Digitale Mitarbeiter werden in der Regel auf bestehenden Unternehmenssystemen aufgesetzt, anstatt diese zu ersetzen. Die meisten Fertigungsunternehmen möchten ihre digitale Infrastruktur nicht vollständig neu aufbauen. Digitale Mitarbeiter agieren stattdessen auf der Ausführungsebene und interagieren mit den vorhandenen Systemen ähnlich wie operative Teams.

Ein digitaler Mitarbeiter kann beispielsweise:

• eingehende Kundenaufträge erfassen,
• Lagerbestände an verschiedenen Standorten prüfen,
• per E-Mail oder über Kollaborationsplattformen mit Lieferanten kommunizieren,
• Nachschubprozesse auslösen,
• Rechnungen mit Bestellungen und Wareneingängen abgleichen,
• Probleme über Teams oder Freigabe-Workflows eskalieren und
• die Ergebnisse der ausgeführten Prozesse in den jeweiligen Systemen aktualisieren.

Wo kommen Digital Worker in der Industrie zum Einsatz?

Digital Worker eignen sich besonders für Prozesse, bei denen wiederkehrende Aufgaben, große Datenmengen und mehrere Systeme zusammenspielen. In Industrie- und Fertigungsunternehmen reicht ihr Einsatz deshalb vom Shopfloor über Instandhaltung und Qualitätsmanagement bis hin zu Einkauf, Logistik und Verwaltung.

Digital Worker in Produktion und auf dem Shopfloor

Auf dem Shopfloor entstehen laufend Daten zu Maschinen, Aufträgen, Qualität und Produktionsleistung. Digital Worker können diese Informationen zusammenführen und bei definierten Ereignissen automatisch weitere Schritte anstoßen.

Sie können beispielsweise:

• Produktionsdaten aus verschiedenen Systemen erfassen und aufbereiten,
• Abweichungen von Produktionszielen erkennen,
• Kennzahlen für Shopfloor Meetings zusammenstellen,
• Maßnahmen und deren Status nachverfolgen,
• bei kritischen Abweichungen Eskalationen auslösen.

So müssen Mitarbeiter Informationen nicht mehr manuell aus verschiedenen Systemen zusammentragen und können schneller auf Probleme reagieren.

Digital Worker im Bestands- und Materialmanagement

Auch bei der Materialversorgung können digitale Mitarbeiter viele Koordinationsaufgaben übernehmen. Sie können Lagerbestände kontinuierlich überwachen und bei einem drohenden Engpass zunächst prüfen, ob das benötigte Material an einem anderen Standort verfügbar ist. Ist dies der Fall, kann beispielsweise eine interne Umlagerung angestoßen werden. Erst wenn keine ausreichenden Bestände vorhanden sind, wird ein Beschaffungsprozess eingeleitet.

Dadurch lassen sich Materialflüsse besser koordinieren und unnötige Bestellungen vermeiden.

Digital Worker im Kundenauftragsmanagement

Fertigungsunternehmen erhalten Kundenaufträge häufig über unterschiedliche Kanäle wie E-Mail, Portale, EDI oder den Vertrieb. Digital Worker können eingehende Aufträge erfassen, Informationen prüfen und die nachfolgenden Prozesse koordinieren.

Fehlen beispielsweise Angaben in einer Bestellung, kann der Vorgang automatisch zur Prüfung weitergeleitet werden. Ist der Auftrag vollständig, können direkt die entsprechenden Bestands- und Fulfillment-Prozesse angestoßen werden. Das reduziert den manuellen Aufwand und kann die Auftragsbearbeitung beschleunigen.

Digital Worker in der Bestandsauffüllung

Bestandsplanung und Nachschub erfordern eine kontinuierliche Überwachung von Lagerbeständen, Lieferzeiten, Nachfrageänderungen und Lieferantenverfügbarkeit.

Digitale Mitarbeiter können Bestandsgrenzen kontinuierlich überwachen und prüfen, ob sich die Nachfrage zunächst mit vorhandenen Beständen an unterschiedlichen Standorten decken lässt, bevor neue Beschaffungsvorgänge ausgelöst werden.

So können unnötige Einkäufe reduziert und gleichzeitig die Reaktionsfähigkeit des Bestandsmanagements verbessert werden.

Digital Worker im Einkauf und Lieferantenmanagement

Einkaufsteams verbringen viel Zeit mit der Abstimmung und Nachverfolgung von Bestellungen. Digitale Mitarbeiter können hier beispielsweise Bestellungen erstellen, Lieferantenbestätigungen verarbeiten, Liefertermine überwachen und bei Verzögerungen automatisch die zuständigen Mitarbeiter informieren.

So werden wiederkehrende Nachfassaktionen reduziert und Einkäufer können sich stärker auf Lieferantenmanagement und komplexe Ausnahmefälle konzentrieren.

Digital Worker im Rechnungswesen und Verwaltung

Auch außerhalb der Produktion bieten Digital Worker Automatisierungspotenzial. Ein typisches Beispiel ist die Verarbeitung von Lieferantenrechnungen. Ein digitaler Mitarbeiter kann Rechnungen erfassen und automatisch mit Bestellung und Wareneingang abgleichen.

Stimmen die Informationen überein, kann die Rechnung zur weiteren Verarbeitung freigegeben werden. Bei Preisabweichungen, fehlenden Bestellungen oder anderen Unstimmigkeiten wird der Vorgang dagegen an einen Mitarbeiter weitergeleitet.

Die Einsatzmöglichkeiten zeigen: Digital Worker sind vor allem dort interessant, wo Mitarbeiter heute viel Zeit damit verbringen, Informationen zu suchen, Daten zwischen Systemen zu übertragen, Vorgänge nachzuverfolgen oder wiederkehrende Prozessschritte zu koordinieren.

Welche Vorteile und Herausforderungen gibt es bei Digital Work in der Industrie?

Digitale Mitarbeiter können Industrieunternehmen dabei unterstützen, Prozesse schneller, effizienter und zuverlässiger abzuwickeln. Besonders groß ist das Potenzial bei repetitiven Aufgaben und Abläufen.

Doch die Einführung bringt auch Herausforderungen mit sich. Datenqualität, Systemintegration und klare Verantwortlichkeiten entscheiden wesentlich darüber, ob Digital Worker im Arbeitsalltag tatsächlich einen Mehrwert schaffen.

Vorteile von Digital Workern	Herausforderungen
Zeitersparnis: Wiederkehrende und zeitaufwendige Aufgaben können automatisiert werden.	Implementierungsaufwand: Einführung und Integration können zunächst Zeit und Ressourcen beanspruchen.
Entlastung der Mitarbeiter: Fachkräfte haben mehr Zeit für Problemlösung, Verbesserungen und wertschöpfende Tätigkeiten.	Abhängigkeit von der Datenqualität: Fehlerhafte oder unvollständige Daten können zu falschen Ergebnissen führen.
Schnellere Prozesse: Aufgaben können automatisiert bearbeitet und Folgeprozesse unmittelbar angestoßen werden.	Komplexe Systemintegration: ERP, MES und andere bestehende Systeme müssen miteinander verbunden werden.
Weniger Fehler: Standardisierte Abläufe reduzieren manuelle Eingabe- und Übertragungsfehler.	Nicht für jeden Prozess geeignet: Stark individuelle oder wenig standardisierte Abläufe lassen sich schwieriger automatisieren.
Schnellere Reaktion: Abweichungen, Engpässe oder Probleme können automatisch erkannt und eskaliert werden.	Klare Entscheidungsgrenzen erforderlich: Unternehmen müssen festlegen, was der Digital Worker selbst entscheiden darf.
24/7 verfügbar: Digitale Mitarbeiter können Prozesse kontinuierlich überwachen und Aufgaben unabhängig von Arbeitszeiten bearbeiten.	IT-Sicherheit und Datenschutz: Zugriffsrechte, sensible Daten und Compliance-Anforderungen müssen berücksichtigt werden.
Skalierbarkeit: Automatisierte Workflows können auf weitere Prozesse, Teams oder Standorte übertragen werden.	Akzeptanz bei Mitarbeitern: Neue Arbeitsweisen und Verantwortlichkeiten können Schulungen und Change Management erforderlich machen.
Bessere Nachvollziehbarkeit: Ausgeführte Schritte und Prozessdaten können automatisch dokumentiert werden.
Menschliche Kontrolle bleibt weiter notwendig: Komplexe, kritische oder unvorhergesehene Situationen erfragen menschliches Urteilsvermögen.

Digital Worker einführen: 6 Schritte für Industrieunternehmen

1. Geeigneten Prozess identifizieren

Nach repetitiven, zeitintensiven und regelbasierten Tätigkeiten mit hohem manuellem Aufwand suchen.

2. Prozess analysieren und standardisieren

Bestehende Abläufe und Schnittstellen dokumentieren und unnötige Prozessschritte beseitigen.

3. Systeme und Datenquellen definieren

Festlegen, auf welche ERP-, MES-, Qualitäts-, Wartungs- oder anderen Systeme der Digital Worker zugreifen muss.

4. Entscheidungs- und Eskalationsregeln festlegen

Was darf der Digital Worker selbst entscheiden? Wann muss ein Mensch eingreifen?

5. Pilotprojekt durchführen

Mit einem klar abgegrenzten Prozess beginnen und Erfahrungen sammeln.

6. Ergebnisse messen und skalieren

Geeignete KPIs können beispielsweise sein:

• Bearbeitungszeit
• manueller Zeitaufwand
• Fehlerquote
• Anzahl automatisierter Vorgänge
• Reaktionszeit bei Abweichungen
• Kosten pro Vorgang

Fazit: Digital Worker als nächste Stufe zur Prozessautomatisierung und Operational Excellence 

Fertigungsprozesse werden zunehmend vernetzter, datenintensiver und zeitkritischer. Digitale Mitarbeiter markieren dabei einen Wandel: weg von KI, die Menschen lediglich mit Informationen und Empfehlungen unterstützt, hin zu KI, die sich direkt an der operativen Ausführung beteiligt.

Das Potenzial liegt in vernetzten operativen Systemen, in denen sich Ausführung, Koordination und Lernen über Supply Chain, Beschaffung, Bestandsmanagement, Finanzen und Service hinweg kontinuierlich verbessern.

Digital Worker können Operational Excellence unterstützen, indem sie repetitive Aufgaben automatisieren, operative Workflows miteinander verbinden, Koordinationsaufwand reduzieren und eine schnellere sowie konsistentere Ausführung im gesamten Unternehmen ermöglichen. Mitarbeiter werden von Routineaufgaben entlastet und gewinnen mehr Zeit für Problemlösung und kontinuierliche Verbesserung.

Richtig eingesetzt ergänzen digitale Mitarbeiter daher Lean Management und kontinuierliche Verbesserung. Sie verbinden Automatisierung mit operativer Exzellenz und helfen Unternehmen, ihre Prozesse effizienter, transparenter und reaktionsfähiger zu gestalten.