La productivité des entreprises industrielles repose sur une gestion optimisée des process et des chaînes de production. L’objectif de l’audit 5S vise à supprimer tous les grains de sable en amont dans l’environnement de travail et à favoriser une amélioration continue. Comme bien souvent, c’est à un principe japonais que l’on doit cette méthode. Explications.
Audit 5S : qu’est-ce que c’est ?
Parmi les différentes méthodes à mettre en place qui améliorent l’organisation des industries, les audits 5S s’imposent comme une stratégie simple à mettre en œuvre, tout en étant très efficace et permettant de réduire les gaspillages.
Définition de la méthode 5S
L’audit 5S consiste à débarrasser l’environnement de travail de tous les éléments inutiles qui font perdre du temps et d’organiser chaque outil pour que son usage soit efficace. Cette méthode s’appuie sur le bon sens et peut s’appliquer non seulement à l’industrie mais aussi à tout type d’entreprise.
Les 5 principes du 5S
Le principe des 5S a d’abord été mis en place dans les usines Toyota. On connaît le goût des Japonais pour les choses bien faites et millimétrées. Il n’y a qu’à prendre pour exemple la ponctualité des trains. La réalisation des audits en usine en fait partie.
Derrière cette attention portée aux détails dans les usines, les entreprises appliquent cette méthode des 5S qui reprend 5 principes précis (avec des termes japonais qui, traduits en français, peuvent aussi prendre un S) :
- Seiri pour sélectionner : les postes de travail sont les premiers environnements à nettoyer et à trier : ce qui suppose de mettre en évidence les outils et les objets que l’on utilise en permanence, d’éliminer ceux qui ne servent à rien (faire la chasse aux gaspillages) et de ranger ceux que l’on utilise de temps en temps.
- Seiton pour systématiser : « chaque chose à sa place » : quand on sait où se trouve quelque chose, on ne perd pas de temps à le chercher. Pour cela, il est important de situer les objets et si besoin d’étiqueter les emplacements.
- Seiso pour « scintiller » : le poste de travail doit être d’une propreté impeccable ! Il faut faire un grand nettoyage régulier puis un entretien fréquent pour ne pas se laisser déborder.
- Seiketsu pour standardiser : ce principe signifie qu’il faut mettre en pratique des méthodes et s’y tenir scrupuleusement.
- Shitsuke pour suivre et respecter : pour l’amélioration continue, il faut contrôler ces mêmes processus avec des outils dédiés.
Quels sont les avantages ?
La méthode des 5S est un processus rigoureux qui demande un effort au départ (surtout si l’environnement de travail était en désordre). Mais, si l’on s’applique à suivre ses principes, elle fonctionne par la suite sans même y penser.
- Ses avantages tiennent aussi dans son application de terrain qui peut ensuite devenir un automatisme dans toutes les situations. À partir du moment où l’on trie, conserve les objets importants, et élimine ce qui encombre, on gagne du temps.
- Les 5S sont en outre la mise en pratique concrète de l’amélioration continue à partir d’une base simple et d’un contrôle des processus.
- Les 5S sont par ailleurs un modèle d’efficacité et de collaboration entre collègues pour améliorer l’esprit d’équipe et mieux engager ses employés.
- Autre bénéfice et pas des moindres : les 5S favorisent l’élimination des gaspillages.
- Et tout cela pour un très faible coût de mise en œuvre pour des performances à fort impact et une efficacité accrue.
La digitalisation des audits 5S en pratique
Si l’audit 5S peut se faire sur papier grâce à des fiche 5s ou liste de contrôle d’audit 5s, son degré de performance sera bien plus élevé avec une solution digitale qui centralise toutes les données et délivre automatiquement des indicateurs de performance (KPI).
Fabriq, l’outil d’audit 5S digitalisé
Avec l’aide de Fabriq, vous avez la possibilité de numériser vos audits, AIC et tours de terrain, pour garantir une conformité stricte à vos normes et standards tout en facilitant la détection rapide des problèmes. Vos équipes gagnent du temps au quotidien et peuvent s’appuyer sur des données plus riches et fiables pour résoudre durablement les problèmes :
- Créez des standards personnalisables et adaptés pour recueillir des informations directement depuis le terrain.
- Planifiez des sessions pour vos équipes et suivez la bonne exécution de vos routines.
- Améliorez le suivi et la traçabilité en cas d’écarts par rapport aux normes lors des routines.
Les étapes à suivre pour la réussite de votre audit 5s
Pour mener à bien un audit 5S, il faut respecter un processus précis, depuis la phase de planification en amont jusqu’à l’exécution des tours de terrain sur site, en passant par la remontée des problèmes et leur résolution ultérieure.
Afin de faciliter ces étapes, Fabriq propose désormais à ses clients la fonctionnalité routines et checklists qui permet de faire un audit 5S simplement sur tablette ou smartphone.
Étape 1 : créer, planifier et attribuer vos audits et tours de terrain
Grâce à un système de gestion au quotidien (DMS), vous pouvez créer une liste de contrôle personnalisée pour chaque zone de travail ou responsable. Vous pouvez ensuite les planifier dans le temps, selon la fréquence que vous souhaitez et les attribuer aux bonnes personnes.
Ainsi, vous bénéficiez d’une visualisation claire des listes de contrôle à effectuer et de notifications automatiques pour les responsables des audits.
À quelle fréquence faut-il faire un audit 5S ? Un audit 5S peut avoir lieu tous les mois ou tous les trimestres selon les besoins de l’entreprise. Ce sont les directeurs d’usine ou les responsables de secteur qui en ont la charge. Cependant, il est conseillé de faire des audits réguliers pour un résultat optimal.
Étapes 2 : réaliser vos audits et tours de terrain en mobilité
Avec notre application mobile fabriq, les responsables des audits bénéficient d’une plus grande flexibilité. Ils peuvent initier leurs tournées sur le terrain et signaler des non-conformités, même en l’absence de réseau.
La réalisation de l’audit implique la création d’une liste de contrôle audit 5S, adaptée à l’environnement de travail. Cela permet de vérifier le bon fonctionnement et l’efficacité de toutes les normes en place, facilitant ainsi la vérification des conformités ou des non-conformités.
Étape 3 : détecter et remonter les problèmes
Le responsable de l’audit peut détecter et remonter divers problèmes, et enrichir la donnée avec des photos et des vidéos. Ces données fournissent un contexte précieux au problème, facilitant ainsi sa résolution. Le responsable peut partager facilement ces informations et attribuer des tickets aux équipes concernées pour assurer une résolution efficace des problèmes en temps réel lors de l’audit 5S.
Et grâce à la synchronisation multi-support, la duplication des données est éliminée, simplifiant ainsi le processus.
Une signature numérique valide chaque inspection.
Étape 4 : analyser vos audits 5S
Grâce à la digitalisation de vos tours de terrain, vous pouvez suivre l’adhérence à votre planning et à votre processus avec des analyses de taux de réalisation des audits grâce à un tableau de bord. Analysez enfin vos données pour améliorer votre prise de décision !
