La traçabilité et gestion des non-conformités en usine jouent un rôle crucial pour garantir des produits conformes aux normes, réduire les risques, mais aussi pour assurer la satisfaction des clients et, de surcroît, maintenir la compétitivité des entreprises.
Dans cet article, nous abordons en détail la gestion des non-conformités et les bons outils pour tracer les non-conformités au quotidien.
Qu’est-ce qu’une non-conformité ?
Une non-conformité désigne un écart par rapport à une exigence spécifiée ou attendue, que ce soit en termes de produits, de processus, ou de services. Elle peut être liée à des normes de qualité, des spécifications techniques, des réglementations légales ou même aux attentes des clients.
Lorsque ces exigences ne sont pas respectées, le produit ou le processus est considéré comme non conforme. Une non-conformité peut avoir des impacts significatifs sur la performance globale de l’entreprise, sa réputation, la satisfaction client et la sécurité.
Certains secteurs industriels sont soumis à des réglementations spécialement rigoureuses en raison de leur influence directe sur la vie des utilisateurs finaux. Dans des domaines sensibles tels que le médical, le pharmaceutique ou l’agro-alimentaire, toute non-conformité peut représenter un risque sérieux pour la santé et la sécurité des consommateurs et des patients.
Quels sont les différents types de non-conformités ?
Les non-conformités sont classées en deux types, puis selon leur origine et leur gravité :
- Les non-conformités mineures : il s’agit d’écarts qui n’ont pas un impact direct sur la sécurité ou la performance du produit, mais qui nécessitent quand même une correction. Il peut également s’agir d’écarts qui se produisent rarement et qui sont identifiés rapidement.
Voici quelques exemples de non-conformités mineures : le mauvais calibrage d’une machine, un document qui n’a pas été mis à jour, un outil utilisé après sa date d’étalonnage.
- Les non-conformités majeures : il s’agit d’écarts significatifs par rapport aux exigences qui peuvent affecter la qualité, la sécurité ou l’utilisation prévue du produit. Il peut également s’agir d’écarts qui ont souvent lieu et qui sont difficiles à identifier.
Voici quelques exemples de non-conformités majeures : un produit défectueux, un défaut d’étiquetage des allergènes du produit, l’expédition de produits qui n’ont pas été testés ou encore un processus non conforme qui conduit à une inefficacité opérationnelle.
Attention, les non-conformités mineures, si elles ne sont pas traitées, peuvent devenir des non-conformités majeures. C’est pourquoi il est important, malgré leur minorité, de les corriger rapidement.
Comment savoir si une non-conformité est mineure ou majeure ? Il y a plusieurs critères à analyser pour la classifier :
- la fréquence : est-ce une non-conformité qui a déjà eu lieu, combien de fois ?
- la détection : est-elle identifiée à temps ?
- l’impact : quelles sont les conséquences de cette non-conformité sur l’entreprise ?
Une non-conformité peut être due à plusieurs facteurs :
- des facteurs humains : formation insuffisante, instructions mal comprises ou mal communiquées, non-respect d’une norme de qualité dans le processus, mauvaise configuration d’une machine, volonté de nuire à l’entreprise, etc.
- des facteurs organisationnels : manque de personnel ou changement organisationnel, non-conformité du côté d’un fournisseur ou d’un prestateur externe, introduction d’une nouvelle machine, etc.
Comment bien gérer les non-conformités en usine ?
Une bonne gestion des non-conformités repose sur un processus structuré en plusieurs étapes :
1. Identifier la non-conformité :
Il s’agit de mettre en œuvre des moyens pour détecter la non-conformité. Elle peut être détectée en interne, lors d’un contrôle qualité effectué à chaque étape de production ou lors d’un audit des produits et des protocoles. Mais elle peut également être détectée en externe, via les retours de clients, ce qui peut avoir un impact négatif sur l’image de l’entreprise.
2. Enregistrer et classifier la non-conformité :
Chaque non-conformité doit être consignée dans un rapport de non conformité pour assurer une bonne traçabilité des actions qui en découleront. Ce rapport inclut des détails tels que la nature du problème, sa gravité, sa fréquence, et son impact potentiel. C’est à ce moment que la non-conformité est classée de mineure ou de majeure.
3. Analyser les causes de la non-conformité :
Cette phase implique de rechercher les causes profondes de la non-conformité à l’aide d’outils comme les 5 pourquoi ou le diagramme Ishikawa. Cela permettra d’établir ensuite des actions correctives et préventives pour éviter que la non-conformité se reproduise.
4. Mettre en place des actions correctives et préventives :
Une fois les causes profondes de la non-conformité identifiées, des mesures sont mises en place pour corriger le problème et éviter qu’il ne se reproduise. Cela peut impliquer des modifications dans les processus, de la maintenance, des ajustements techniques, ou des formations supplémentaires pour les opérateurs.
5. Suivre et évaluer les actions mises en place :
Enfin, il est important de suivre l’efficacité des actions mises en place et d’évaluer si elles ont permis de résoudre durablement la non-conformité.
La traçabilité des non-conformités : les bons outils
La traçabilité est essentielle pour garantir que les non-conformités sont correctement suivies et traitées tout au long du cycle de production ou de prestation de service. Voici quelques outils pour une traçabilité et gestion des non-conformités efficace :
Le système Andon permet de visualiser rapidement les incidents ou les non-conformités en temps réel. Il s’agit souvent d’un tableau lumineux ou numérique dans l’atelier qui signale un problème de production. Lorsqu’une non-conformité est détectée, l’opérateur peut activer un signal Andon, déclenchant une intervention rapide de l’équipe pour résoudre le problème immédiatement, tout en documentant l’événement.
La méthode AMDEC (analyse des modes de défaillance, de leurs effets et de leur criticité) est un outil d’analyse préventive utilisé pour évaluer un processus, un produit ou un équipement. Son objectif est d’anticiper et de corriger les causes de défaillances et de défauts potentiels avant qu’ils ne se manifestent.
La méthode PDCA est un processus itératif d’amélioration continue qui peut être utilisé pour gérer les non-conformités. En suivant les quatre étapes (Planifier, Faire, Vérifier, Agir), les équipes peuvent non seulement tracer les non-conformités mais aussi les traiter de manière structurée et progressive, tout en assurant un suivi et une évaluation des résultats.
Un outil digital de management de la performance pour une meilleure traçabilité et gestion des non-conformités
Un outil de management de la performance digital comme fabriq joue un rôle clé dans la traçabilité et la gestion des non-conformités en usine. Grâce à sa capacité à centraliser les données en temps réel, il permet de détecter rapidement les écarts de qualité, d’enregistrer les incidents, et de suivre chaque étape de la résolution.
Les équipes peuvent visualiser les non-conformités sur des tableaux de bord, ce qui favorise une réactivité immédiate. En outre, fabriq facilite l’analyse des causes racines et le suivi des actions correctives, tout en garantissant une traçabilité complète des événements pour éviter la répétition des problèmes.
