Combien de fois avez-vous constaté des variations dans l’exécution d’une même tâche au sein de votre usine ? Prenons l’exemple de la maintenance préventive d’une ligne de production. Chaque semaine, différents opérateurs alternent pour effectuer cette opération. Sans une procédure opérationnelle standard, chacun risque d’adopter sa propre méthode, aux conséquences potentiellement coûteuses.
Un jour, un opérateur effectue la maintenance en 45 minutes, vérifiant méticuleusement chaque point. La fois suivante, son collègue réalise la même tâche en 30 minutes, peut-être en oubliant involontairement certaines étapes. Cela risque de compromettre la qualité et la sécurité des opérations, mais aussi d’affecter la durée de vie des équipements.
La mise en place de procédures opérationnelles standardisées a pour objectif de répondre à ce défi. Dans cet article, nous allons passer en revue les avantages de la standardisation des procédures, et comment la mettre en place en usine.
Qu’est-ce qu’une procédure opérationnelle standard (SOP) ?
Une procédure opérationnelle standard, ou “standard operating procedure” en anglais (SOP), consiste à décrire étape par étape comment réaliser une tâche ou un processus spécifique. L’objectif principal des SOP est de garantir la cohérence, la qualité et l’efficacité des opérations, peu importe qui les exécute.
Les SOP servent de guide de référence pour les opérateurs : elles assurent que chaque tâche est effectuée de manière uniforme et conforme aux normes de l’usine. Dans les secteurs réglementés comme l’industrie pharmaceutique, où le respect des procédures est très strict, elles sont indispensables. Cependant, elles deviennent incontournables pour tout type d’industrie.
Lorsque les opérateurs travaillent de manière standardisée, la qualité et la rapidité du travail s’en trouvent renforcées. Les procédures opérationnelles standard sont donc un outil puissant d’amélioration continue en usine qui contribue à atteindre l’excellence opérationnelle.
Les types de formats de SOP
Il existe plusieurs formats de procédures opérationnelles standards, chacun répondant à des besoins spécifiques. Voici les principaux :
- Format étape par étape, idéal pour les procédures simples et linéaires.
- Format hiérarchique, convient aux processus plus complexes avec des sous-étapes.
- Format organigramme, parfait pour les procédures impliquant des décisions multiples.
- Format visuel, utilise des images ou des vidéos pour illustrer les étapes.
Comment choisir parmi les options disponibles ? Tout dépend de la complexité de la tâche, mais aussi du support que vous utilisez pour la standardisation. Le format visuel, par exemple, se révèle pratique sous format digital, comme on le verra plus loin dans cet article.
Les avantages des procédures opérationnelles standards
La standardisation des procédures présente de nombreux avantages pour votre usine. Elle permet de :
- Améliorer la qualité de la production, puisque les SOP garantissent que chaque tâche est exécutée selon les mêmes standards élevés.
- Réduire les risques d’erreurs humaines grâce à des instructions claires.
- Faciliter la formation, car les nouvelles recrues peuvent rapidement apprendre les procédures.
- Garantir la conformité réglementaire et le respect des normes en vigueur.
- Optimiser les processus, grâce à l’identification d’éventuelles opportunités d’amélioration.
Dans quels cas mettre en place une procédure opérationnelle standard ?
Certaines opérations ou certaines tâches se prêtent tout particulièrement à la standardisation des procédures :
- Les actions répétitives nécessitant une exécution constante, comme le calibrage des machines de production ;
- Les processus critiques pour la sécurité ou la qualité, par exemple le nettoyage et la désinfection dans une usine agroalimentaire ;
- Les opérations impliquant plusieurs départements ou équipes, comme le changement de série dans une usine de production : une opération qui implique souvent la coordination entre l’équipe de production, la maintenance, la logistique et le contrôle qualité ;
- Les procédures complexes nécessitant une formation approfondie : c’est le cas de l’utilisation d’un nouveau système de contrôle qualité ;
- Les activités soumises à des audits ou des inspections régulières, comme la gestion des déchets dangereux dans une usine chimique.
Identifier les processus clés de votre entreprise vous aidera à déterminer les tâches et process où les SOP sont les plus nécessaires.
Comment rédiger une procédure opérationnelle standard ?
Pour rédiger une SOP (procédure opérationnelle standard) efficace nous vous conseillons de suivre les étapes suivantes :
Définir vos objectifs
Commencez par identifier clairement le but de la SOP et son champ d’application. Qui l’utilisera ? Quels résultats attendez-vous ?
Impliquer les parties prenantes
Consultez les équipes concernées pour recueillir leurs retours et assurer la pertinence de la procédure.
Décomposer le processus
Divisez la procédure en étapes logiques et séquentielles. Soyez précis et concis dans vos descriptions.
Choisir le format approprié
Sélectionnez le format de SOP le plus adapté à la complexité de la tâche et aux préférences de votre équipe.
Rédiger le contenu
Utilisez un langage clair et des phrases courtes. Si nécessaire, incluez des visuels pour faciliter la compréhension.
Former et mettre en œuvre
Assurez-vous que tous les utilisateurs sont formés à la nouvelle standardisation des procédures avant sa mise en application.
Évaluer et mettre à jour régulièrement
Recueillez les retours des utilisateurs et révisez périodiquement la SOP pour garantir son efficacité dans le temps.
Digitalisez vos procédures opérationnelles standard avec fabriq
Qu’est-ce qui est mieux qu’une SOP ? Une SOP digitalisée ! En effet, une standardisation numérique des procédures est un excellent moyen pour optimiser leur efficacité.
Le principal avantage ? Pouvoir y accéder partout et à tout moment, même depuis un smartphone ou une tablette. De plus, la version digitale des procédures opératoires standards peut contenir des images et des vidéos, ce qui les rend beaucoup plus faciles à suivre et à comprendre.
Dans fabriq, la standardisation est possible grâce aux checklists personnalisables, qui permettent de :
- Créer des checklists interactives et faciles à suivre.
- Assurer un accès instantané aux dernières versions des procédures.
- Suivre en temps réel l’exécution des tâches.
- Collecter des données pour l’amélioration continue.
- Simplifier la formation et l’onboarding des nouveaux employés.
Les checklists personnalisables de fabriq facilitent la communication au sein des équipes et renforcent la culture de l’excellence en améliorant l’efficacité opérationnelle de l’usine.
En conclusion, les procédures opérationnelles standards sont un pilier de l’excellence opérationnelle. En les optimisant et en les digitalisant, vous donnez à votre entreprise les moyens de performer dans un environnement industriel exigeant et qui évolue rapidement. Avec des outils de management visuel comme fabriq, vous transformez vos SOP en véritables leviers de performance et d’amélioration continue pour votre usine.
