La mise en place de réunions quotidiennes de suivi et de pilotage de la performance est sans conteste le point de départ de toute démarche d’excellence opérationnelle et le fondement d’une culture de l’amélioration continue dans l’entreprise. Rappelons que l’amélioration continue est avant tout « un état d’esprit et une culture pour tous qui permet d’améliorer la façon de faire les choses, chaque jour, jour après jour, par petites touches ».

Chez fabriq, nous le mesurons quotidiennement lors des échanges avec nos utilisateurs et interlocuteurs, qu’il s’agisse des directeurs de sites, superviseurs de production ou managers de fonction support (Sécurité, Qualité, Logistique, Maintenance, etc.) : ces réunions servent véritablement de colonne vertébrale au bon fonctionnement des opérations du site de production (prendre des décisions, mettre en place des actions correctives…)

C’est là que l’information est communiquée, que se joue la bonne collaboration entre les différentes équipes et surtout que les décisions sont prises pour résoudre des problèmes ou les escalader au niveau supérieur.

Pilotage de la performance : qu’est-ce qu’un Daily Management System ?

Le Daily Management System (DMS) comprend l’ensemble de ces bonnes pratiques, souvent appelées routines ou rituels d’ateliers qui permettent de garantir une adéquation entre les objectifs opérationnels du site de production et les résultats mesurés sur le terrain. Une méthodologie qui permet une évolution de la performance opérationnelle fiable et efficace.

L’intérêt principal du DMS est qu’il permet d’assurer une réponse rapide et efficace en cas d’écart de performance observé et ce à tous les niveaux de la cascade de résolution des problèmes. Il repose sur 4 piliers :

• Le management visuel  – Visualiser clairement si la performance est bonne ou mauvaise un jour donné et proposer des mesures correctives en temps opportun via des tableaux de bord ;
• Les routines de tour d’atelier – Voir par soi-même le bon respect des standards définis (sécurité, qualité, etc.) ;
• Le plan d’action – Suivre quotidiennement le plan d’actions défini pour assurer la réalisation des objectifs ;
• L’escalade – Escalader l’information et plus généralement impliquer dans la démarche les personnes capables de prendre rapidement des décisions pour restaurer le niveau de performance attendu.

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Déployer à tous les niveaux de la cascade de performance

Déployer le DMS à tous les niveaux hiérarchiques permet de partir d’un objectif cardinal (on parle souvent de « mission statement ») qui définit en détails les priorités de l’organisation et de le décliner à tous les niveaux de décision et d’exécution.

En effet, cet objectif cardinal est ensuite traduit en indicateurs stratégiques de performance macro qui sont eux-mêmes cascadés vers des niveaux plus proches du terrain et traduits en KPI de performance plus opérationnels : l’OTD du site, le TRS d’une machine ou le nombre d’anomalies qualité d’une cellule de production.

Chaque participant aux rituels de suivi et de pilotage de la performance peut être conscient des objectifs et priorités de l’entreprise et de l’impact qu’il peut avoir pour les atteindre à son niveau. Cela favorise l’engagement des collaborateurs et l’appropriation des objectifs de performance.

L’importance du management visuel dans l’usine 📊

Le management visuel est une des techniques du lean management permettant aux équipes de piloter leur performance de manière autonome en se confrontant directement aux problèmes car ils « sautent aux yeux » (Source : Michael Ballé, Dan Jones, Jacques Chaize et Orest Fiume dans La Stratégie Lean, Eyrolles, 2017).

En cela, le management visuel permet de révéler les problèmes aux équipes. Ici, est considéré comme un problème : un écart de performance qui est lui-même dû à un écart entre une situation attendue et la situation réelle.

Le management visuel s’appuie sur la collecte de données factuelles qui mettent en évidence les écarts. Ces données peuvent être collectées lors des tours de terrain ou de l’animation des réunions quotidiennes grâce au déploiement d’un DMS dans l’ensemble de l’atelier. Elles peuvent également être synchronisées avec d’autres solutions digitales comme l’ERP, le MES, la GMAO ou les solutions du Business Intelligence (BI) pour permettre un suivi temps réel des indicateurs de performance et des incidents opérationnels via des dashboards.

C’est là que le passage à un DMS (Daily Management System) digitalisé peut vous apporter énormément de gains d’efficacité opérationnelle et beaucoup de facilité dans la collaboration des équipes ainsi qu’un meilleur pilotage de la performance et une meilleure visibilité de votre activité.

La mise en place d’outils de pilotage de la performance digital de vos ateliers vous permet de collecter et de consolider des données souvent hétérogènes perdues dans de multiples fichiers Excel, d’automatiser leur mise à jour et de diffuser vos kpis sur des boards digitaux disponibles en temps réel pour aider les collaborateurs à piloter.

Pourquoi digitaliser votre pilotage de la performance ?

• Une source unique d’informations fiables pour tout votre site de production : les données sont mises à jour en temps réel, enrichies (photos, videos, tags) et escaladées entre les niveaux de votre cascade de performance.
• Un gain de temps conséquent dans la préparation et l’animation des réunions du matin : en moyenne, nous mesurons un gain de temps de 30 à 45 min par chef d’équipe par jour chez fabriq en évitant les doubles saisies et la récupération de donnés « à la main ».
• Des problèmes résolus deux fois plus vite grâce à des reportings et une communication plus rapides et plus efficaces des équipes production et support et une information escaladée plus rapidement au bon niveau de décision.
• Améliorer l’appropriation et l’engagement des équipes de production : elles bénéficient d’une plus grande autonomie dans la résolution des problèmes mais également d’une obligation plus forte de rendre compte, le processus étant transparent et visible par tous à tous les niveaux.
• Capitaliser sur les données et les kpis pour mieux comprendre l’origine des problèmes et les risques, les partager en interne et réduire la récurrence des problèmes. Historiser ces données permet de créer une base de savoir opérationnel très riche que les équipes vont pouvoir partager et alimenter (au sein d’un site, d’un site à un autre, etc.).
• Cela favorise une culture de l’amélioration continue puisque chaque petit pas, chaque problème résolu sur le terrain sert l’ensemble de l’organisation et réduit la récurrence des problèmes opérationnels. Tout cela permet une meilleure gestion et surveillance des risques et favorise le mode de travail collaboratif.
• A long terme, cela permet également de réduire les coûts au niveau des ateliers de production.