La méthode 5S est un pilier de l’amélioration continue, permettant d’optimiser l’organisation, la sécurité et la productivité en usine. En instaurant un environnement structuré et standardisé, elle facilite le travail des équipes et réduit les gaspillages. Aujourd’hui, la digitalisation du 5S apporte un nouvel élan en simplifiant le suivi et l’analyse des audits.
Comment mettre en place cette approche efficacement et quels sont les bénéfices concrets pour les industriels ? Décryptons ensemble les clés d’un 5S réussi et digitalisé.
5s : qu’est-ce que c’est ?
Définition du 5S
Le 5S est une approche d’organisation et d’optimisation des espaces de travail, visant à améliorer l’efficacité, la sécurité et la productivité. Elle repose sur cinq principes japonais qui forment son nom : Seiri (Trier), Seiton (Ranger), Seiso (Nettoyer), Seiketsu (Standardiser) et Shitsuke (Maintenir et améliorer).
La méthode 5S consiste ainsi à débarrasser l’environnement de travail de tous les éléments inutiles qui font perdre du temps et d’organiser chaque outil pour que son usage soit efficace. L’objectif principal du 5S étant de créer un environnement de travail clair, structuré, fonctionnel et sécurisé, où chaque élément a sa place et où les processus sont fluidifiés.
Si le 5S est surtout appliqué dans le milieu industriel, dans le cadre de démarches d’amélioration continue et/ou d’excellence opérationnelle, elle peut être facilement applicable dans d’autres milieux, tels que les hôpitaux ou les bureaux.
Les 5 principes de la méthode 5S expliquée
Seiri (Trier)
La première étape du 5S consiste à trier les objets de l’environnement de travail, puis de mettre en évidence les outils et objets qui sont utilisés régulièrement, éliminer ceux qui ne servent pas ou sont superflus et ranger ceux qui sont utilisés de temps en temps. En d’autres termes, tout ce qui n’est pas nécessaire à l’activité doit être supprimé ou déplacé afin de libérer de l’espace et d’éviter les encombrements inutiles.
Seiton (Situer)
Une fois le tri effectué, la deuxième étape du 5S consiste à organiser chaque élément de manière logique pour minimiser les déplacements et optimiser l’ergonomie du poste de travail. L’idée est que tout doit avoir une place définie et être accessible rapidement. Il convient de déterminer l’emplacement idéal pour chaque objet et d’indiquer leur emplacement par des étiquettes.
Seiso (Nettoyer)
Le Seiso vise à instaurer une culture de propreté et d’entretien. Un environnement de travail propre améliore la sécurité, prévient l’usure des équipements et permet de repérer plus facilement les anomalies. Il convient donc de nettoyer régulièrement le lieu de travail et les équipements, mais également de vérifier le bon état de ces objets, équipements et d’en assurer l’entretien.
Seiketsu (Standardiser)
Le Seiketsu consiste à standardiser les bonnes pratiques instaurées lors des trois premières étapes du 5S. Cela passe par la documentation des procédures et la mise en place de standards visuels pour que chacun applique les 5S de manière uniforme. L’objectif est d’harmoniser ainsi les pratiques au sein de toute l’usine pour une meilleure efficacité opérationnelle.
Shitsuke (Suivre)
Dans une démarche d’amélioration continue et pour s’assurer du bon fonctionnement de la méthode 5S, il faut maintenir les procédures, suivre leur bonne application via des audits 5S réguliers et adapter la méthode si nécessaire. Le but étant évidemment d’intégrer la démarche 5S dans la culture de l’entreprise, en impliquant l’ensemble des collaborateurs et en encourageant leur engagement.
Les bénéfices concrets du 5S en usine
Amélioration de l’organisation et de l’efficacité des opérations
Dans de nombreuses usines, les opérateurs et techniciens passent un temps considérable à chercher leurs outils, documents ou pièces nécessaires à leur activité. Grâce aux principes du 5S, chaque élément est à sa place, ce qui réduit les déplacements inutiles, diminue les interruptions et accélère l’exécution des tâches.
Sécurité et bien-être des employés
Le désordre et l’encombrement sont des facteurs majeurs d’accidents en milieu industriel. Grâce au 5S, l’environnement de travail est ordonné, les sols dégagés, les outils bien rangés et les zones de travail sont donc sécurisées, ce qui réduit les risques d’accident. De plus, un environnement propre et bien organisé contribue au bien-être des équipes car elles travaillent dans de meilleures conditions, avec moins de stress lié au désordre et aux risques d’accident.
Productivité et performance accrue
La méthode 5S a pour objectif final d’optimiser les processus et d’augmenter ainsi la valeur ajoutée de chacun de ces processus. En faisant cela, les opérateurs sont plus productifs, les cycles de production sont donc plus courts et la capacité de production est donc optimisée, ce qui améliore la performance industrielle au global.
Réduction des coûts
La méthode 5S permet de réduire de nombreux coûts. Les recherches d’objets ou d’équipement et les déplacements inutiles font perdre du temps aux équipes et qui dit perte de temps, dit perte d’argent. De plus, avec la méthode 5S, seuls les matériaux et outils nécessaires sont conservés à proximité des postes de travail. Cela limite le besoin en espaces de stockage et réduit les coûts logistiques. Enfin, le 5S permet de supprimer les tâches redondantes et d’optimiser ainsi l’allocation des ressources.
Comment mettre en place la méthode 5S dans son usine ?
Les étapes clés pour un déploiement efficace du 5S
Choisir un lieu pilote où implémenter la démarche
Avant de généraliser les 5S à toute l’usine, il est essentiel de commencer par une zone test. Cela permet d’expérimenter la méthode en conditions réelles, d’évaluer les premiers résultats et d’identifier les éventuelles résistances au changement. Optez pour une zone où l’impact sera immédiatement visible et définissez une période d’expérimentation pour évaluer l’efficacité des actions mises en place.
Définir les besoins et objectifs
Il convient ensuite d’identifier les objectifs que vous souhaitez atteindre avec la démarche 5S. Le mieux est de fixer des objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporels) pour chaque poste de travail ou processus concerné par la démarche. Une fois les objectifs définis, analysez la situation et déterminez ainsi les ressources nécessaires pour le bon accomplissement de la démarche.
Mettre en place les 5S petit à petit
Les premières étapes du 5S sont cruciales : ce sont elles qui auront un impact direct sur le travail quotidien des opérateurs. Il convient de mettre en place un plan d’action détaillé pour chaque étape (Seiri (Trier), Seiton (Ranger) et Seiso (Nettoyer)), en définissant les tâches à réaliser, les responsables de ces tâches, les ressources à mobiliser, les délais à respecter et les résultats à mesurer.
Ajuster si nécessaire
Une fois la phase initiale mise en place, il est indispensable de faire un bilan et d’ajuster si besoin. Cela peut faire partie de l’étape Shitsuke, qui consiste à suivre les résultats obtenus et ajuster les actions si nécessaire. Pensez également à obtenir les feedbacks des équipes terrain pour améliorer la démarche si besoin et renforcer ainsi l’adhésion.
Standardiser à tout le site
Une fois le test réussi et les ajustements effectués si nécessaire, il est temps de déployer le 5S à l’ensemble de l’usine. C’est l’étape Seiketsu, ou la standardisation. En effet, pour réussir à déployer la démarche 5S à l’échelle (site ou groupe), la standardisation des bonnes pratiques est de mise pour éviter des incompréhensions ou des frustrations.
Outils et bonnes pratiques pour appliquer le 5S
Étiquetages visuels et marquages au sol
Le 5S consiste à organiser le poste de travail de façon claire et intuitive. Pour y arriver, il convient de mettre en place des repères visuels. Les marquages au sol aident à structurer les espaces en délimitant les zones de travail, les allées de circulation et les espaces de stockage, ce qui réduit les déplacements inutiles. Les étiquettes et panneaux de signalisation permettent d’identifier facilement où prendre et ranger les outils et équipements, faisant gagner du temps aux opérateurs.
Sensibilisation des équipes
Le succès d’une démarche 5S repose sur l’implication des équipes terrain. Il est donc essentiel de bien les sensibiliser aux bénéfices de la démarche pour garantir leur adhésion, via des formations et des communications régulières. Il peut être aussi pertinent de mettre en avant les résultats et/ou les initiatives des employés, car cela permet de renforcer leur engagement.
Mise en place d’audits 5S et suivi des résultats
Pour garantir l’efficacité des 5S sur le long terme, il est indispensable de mettre en place un suivi régulier à travers des audits. Ces évaluations permettent de vérifier si les règles établies sont respectées et d’identifier les points à améliorer. De plus, cela peut inciter les équipes à s’engager davantage si elles peuvent voir les résultats de leurs efforts et si elles peuvent également avoir un suivi des idées d’amélioration remontées.
Les limites et défis du 5S en usine
Freins à l’adoption
Le premier obstacle à la mise en œuvre du 5S en usine est la résistance au changement. Les opérateurs n’aiment généralement pas bousculer leurs habitudes et peuvent donc percevoir cette approche comme une contrainte plutôt qu’un levier d’amélioration. D’autant plus si la démarche est perçue comme une initiative purement managériale, sans implication des équipes terrain. Il convient donc de solliciter les équipes dans la mise en œuvre de la démarche et de bien communiquer et sensibiliser sur les bénéfices du 5S.
Manque de suivi
Si les premiers effets du 5S sont souvent visibles et impactants, ils peuvent rapidement s’estomper en l’absence de suivi régulier. Sans audits fréquents ou indicateurs de performance clairs, les bonnes pratiques instaurées au départ peuvent rapidement être abandonnées.
Difficultés du maintien du standard et de l’engagement des équipes
L’un des défis les plus complexes du 5S est de garantir sa pérennité. Maintenir le standard nécessite un engagement constant et une culture d’amélioration continue bien ancrée dans l’entreprise. Avec le temps, la rigueur peut s’affaiblir, surtout si les employés ne perçoivent plus l’intérêt de la démarche. Le 5S peut alors se limiter à un simple exercice de rangement ponctuel plutôt qu’à un véritable processus structurant.
La digitalisation du 5S : pourquoi et comment ?
Toutes les étapes du 5S ne sont pas digitalisables, notamment les trois premières, mais les deux dernières étapes, soit la standardisation et le suivi, peuvent facilement être digitalisées pour gagner en temps et en efficacité.
Dans fabriq, il est notamment possible de réaliser des audits 5S, de suivre leur bonne réalisation ainsi que les anomalies et/ou idées d’améliorations détectées et remontées, mais également de standardiser ces audits 5S au niveau du site ou au niveau du groupe.
Les avantages de la digitalisation des audits 5S
Gain de temps et d’efficacité :
En simplifiant la collecte des données, les superviseurs ne passent plus des heures à saisir et ressaisir manuellement les informations. Ils peuvent saisir leurs données directement dans l’outil en temps réel et analyser les résultats plus rapidement par la suite.
Réduction des coûts :
Moins de ressources papiers, moins d’argent à dépenser. Mais surtout, en mettant en place des checklists digitalisées, la précision des données collectées est améliorée, réduisant ainsi les coûts liés à d’éventuelles erreurs humaines.
Analyse en temps réel :
Les données collectées lors des audits peuvent être analysées en temps réel. Cette fonctionnalité augmente la réactivité de l’usine en identifiant rapidement les zones nécessitant des améliorations.
Accessibilité et traçabilité :
La digitalisation permet aux équipes d’accéder aux informations et aux checklists à tout moment, n’importe où depuis le terrain. De plus, les outils digitaux offrent une traçabilité complète des résultats d’audits, améliorant ainsi le suivi des problèmes détectés et des actions correctives.
Exemple concret d’un audit 5S digitalisé avec Famille Michaud Apiculteurs
La transition vers la digitalisation de l’audit 5S chez Famille Michaud Apiculteurs, un leader dans le conditionnement de produits naturels sucrants, offre un aperçu concret des avantages qu’apporte la digitalisation.
Avant, l’entreprise s’appuyait sur des fichiers Excel pour ses audits, ce qui avait plusieurs limites :
- Les fichiers Excel étaient rigides et difficiles à adapter aux changements rapides dans l’environnement de production.
- Pour réaliser les audits, il fallait imprimer les documents, une étape à la fois fastidieuse et peu écologique.
- Les résultats des audits, bien que détaillés, étaient souvent difficiles à interpréter pour les équipes.
Face à ces défis, l’intégration de Fabriq a marqué un tournant décisif :
- L’audit 5S peut désormais être effectué directement sur le terrain à l’aide d’un smartphone, rendant le processus à la fois plus agile et plus interactif.
- Pour chaque anomalie ou opportunité d’amélioration identifiée, il est possible de créer instantanément un ticket, d’assigner des responsables et de définir des actions correctives.
- Les opérateurs peuvent prendre des photos et les joindre aux tickets correspondants, enrichissant ainsi la base de données avec des preuves visuelles.
- Le suivi des actions post-audit est facilité, permettant une meilleure attribution des tâches et une mise à jour en temps réel de l’avancement des corrections.
Vous souhaitez en savoir plus sur l’impact de la digitalisation de la méthode 5S usine ? Regardez le webinaire et découvrez comment Famille Michaud Apiculteurs a optimisé ses processus d’amélioration continue grâce à Fabriq.
Conclusion
En conclusion, la méthode 5S, lorsqu’elle est bien appliquée et soutenue par la digitalisation, permet d’améliorer significativement l’organisation, la sécurité et la productivité d’une usine. Grâce à des outils comme fabriq, le suivi des audits 5S et la standardisation des bonnes pratiques deviennent plus efficaces, offrant ainsi un cadre propice à l’amélioration continue.
