Dans le monde de la fabrication, le Gemba Walk ou tournée de terrain est une pratique qui consiste à parcourir le véritable lieu de travail de la création de valeur, qui est aussi l’endroit où se produisent la majorité des difficultés et des blocages. C’est une pierre angulaire de la gestion Lean, permettant aux leaders d’obtenir des informations de première main sur les processus et les défis rencontrés par leurs équipes. Cet article explore la définition, les étapes, les avantages et la mise en place de cette marche, vous aidant à atteindre l’excellence opérationnelle.
Qu’est-ce que le Gemba Walk ?
Définition et origine de cette pratique
Le terme Gemba Walk, qui signifie littéralement « là où les choses se passent » en japonais, est une pratique fondamentale du lean management, largement adoptée dans l’industrie manufacturière. Cette approche consiste à se déplacer sur le terrain, là où la valeur est créée, afin d’observer les opérations, d’identifier les problèmes et les opportunités d’amélioration. Pendant une tournée de terrain, les superviseurs interagissent directement avec les employés, s’imprègnent de leur environnement de travail et recueillent des informations précieuses pour mieux comprendre les processus.
La marche Gemba ne se limite pas à une simple inspection des activités de production, il s’agit d’une occasion de favoriser la communication et la collaboration entre les différentes équipes. En impliquant régulièrement les employés dans cette démarche, les entreprises encouragent l’innovation, renforcent l’engagement des équipes et facilitent l’amélioration continue des processus.
Les personnes qui se déplacent sur le terrain
Le Gemba Walk ne se limite pas à une personne de l’organisation, mais peut être effectué par différents niveaux de management, par exemple :
- Pour les directeurs d’usine, il s’agit d’obtenir une vue d’ensemble de l’entreprise, de s’assurer que la stratégie est bien mise en place et de renforcer leur crédibilité auprès des employés.
- Pour les responsables Excellence Opérationnelle ou responsables qualité, il s’agit pour eux d’évaluer les performances des processus clés, d’identifier les sources de gaspillage ou de non-qualité et de proposer des améliorations.
- Pour les responsables de production ou chefs de projet, les marches Gemba pourraient aider à suivre l’avancement des projets, résoudre les problèmes rencontrés par leurs équipes et encourager la collaboration.
La tournée de terrain peut également inclure des clients, des fournisseurs ou des partenaires afin de bénéficier d’une vision à 360° du processus observé.
Quels sont les objectifs d’un Gemba Walk ?
Il s’inscrit dans une logique d’amélioration continue et vise plusieurs objectifs clés. Tout d’abord, il vise à saisir la réalité du travail en se fondant sur des faits tangibles plutôt que sur des opinions subjectives. Ensuite, la tournée de terrain permet d’identifier les sources et réduire les gaspillages, les problèmes, les inefficacités, les écarts par rapport aux normes ou encore les opportunités d’amélioration au sein des processus opérationnels.
Une fois ces défis identifiés, le Gemba Walk s’attache à proposer des solutions en impliquant activement les employés dans la recherche de causes profondes et de mesures correctives appropriées. En outre, il est crucial de mettre en œuvre ces actions correctives ou préventives, tout en surveillant leur efficacité et en veillant à leur maintien dans la durée.
Enfin, la marche Gemba vise à renforcer la communication, la confiance et la collaboration entre la direction et les employés, favorisant ainsi un environnement de travail propice à l’innovation et à la croissance continue de l’entreprise.
Comment préparer un Gemba Walk ?
Pour avoir des tournées de terrain efficaces, il est essentiel de préparer à la fois ceux qui vont effectuer le Gemba Walk et ceux qui seront observés. Le Gemba Walk n’est ni un audit, ni une évaluation, ni une simple visite, mais une démarche constructive et collaborative visant à améliorer les processus et à renforcer la confiance. Il est donc primordial d’être là où se trouve la chaîne de valeur car son suivi permet d’identifier les endroits et les étapes à fort potentiel de gaspillages ou avec des défaillances. L’implication des équipes de supervision dans le processus du tour de terrain permet de le transformer en pratique de contrôle opérationnel véritablement efficace.
Sans indicateurs clairs à mesurer, la qualité des données récoltées auprès du terrain sera inégale. La supervision sera menée de manière désordonnée, sinon anarchique, et au final rarement pleinement exploitable sur le long terme. En mettant en place une mesure de KPI, vous vous assurez d’en tirer le meilleur parti.
Vous pouvez jouer sur la mesure de la performance de cette visite du terrain : en validant la fiabilité et la pertinence des problèmes et des opportunités d’amélioration identifiés in situ par vos collaborateurs, en mettant en place des bonnes pratiques de remontée des données, en assurant l’amélioration continue du contrôle opérationnel.
Vous pouvez également améliorer les compétences de l’équipe de supervision : en assurant un accompagnement personnalisé de chaque superviseur selon ses besoins propres, en suivant ses progrès dans le temps.
Les indicateurs de performance du Gemba Walk
Avant de mesurer, vous devez définir les indicateurs de performances qui vous semblent les plus pertinents.
Voici quelques données remontées utiles à suivre :
- le nombre de tournées effectuées,
- l’intervalle de temps entre 2 tournées terrain,
- le temps moyen pour l’audit,
- le nombre de problèmes remontés sur l’outil de pilotage au cours d’une tournée ou dans la semaine,
- le nombre de problèmes récurrents rencontrés,
- le nombre de possibilités d’amélioration recensées lors de la tournée,
- le statut des problèmes (par exemple : problème résolu, non résolu, converti en plan d’actions).
Utiliser toutes les données récoltées vous permettra de peaufiner votre processus d’amélioration continue grâce à des conclusions utiles. Vous prendrez ainsi les meilleurs décisions pour votre organisation. C’est ce que l’on appelle le cercle Gemba Kaizen, une réunion organisée après chaque audit avec différents chefs d’équipes de services différents.
Les différentes étapes du Gemba Walk
Conduire une tournée de terrain
Si vous avez bien préparé la tournée terrain en amont et que vous avez défini des objectifs clairs et précis, alors son déroulement peut se faire facilement, mais il y a tout de même quelques règles à respecter :
- Observer attentivement les différentes étapes d’un processus sans intervenir ni perturber le travail des employés. Ils peuvent utiliser la méthode QQOQCP (Quoi, Quand, Où, Qui, Comment, Pourquoi) pour mener une analyse fine de la situation.
- Encourager les employés à partager leurs points de vue, leurs difficultés et leurs suggestions.
- Être à l’écoute et chercher à comprendre le travail des opérateurs.
- Poser des questions pertinentes lorsqu’un problème est identifié afin de remonter à la cause racine, en utilisant par exemple la méthode des 5 pourquoi.
- Collaborer avec les opérateurs terrain pour co-construire des actions d’amélioration, en tenant compte de leur faisabilité.
- Remercier les employés pour leur participation et leur coopération.
- Fournir un retour sur les observations faites et les actions envisagées.
- Synthétiser les informations recueillies lors de l’observation, les comparer aux objectifs et aux standards du processus pour faire une analyse rigoureuse par la suite.
Mettre en place des actions
Après la tournée terrain, il est important d’analyser les observations faites sur le terrain. Cette étape consiste à examiner les notes, à comparer les indicateurs de performance définis lors de la préparation du Gemba Walk aux valeurs observées. Par exemple, si le taux de rebut observé est de 5% mais que l’indicateur sur les standards est de 2%, il faut identifier les principaux problèmes et proposer des actions d’amélioration en utilisant des méthodes de résolution de problèmes telles que QRQC, 8D ou PDCA et en cherchant les causes racines si ces écarts se répètent.
L’analyse des données récoltées pendant le Gemba
Il faut aussi régulièrement se demander si les KPI choisis permettent de soulever des questions pertinentes et correspondent aux objectifs de départ. Et ne pas hésiter à changer d’indicateurs s’ils s’avèrent inadéquats.
Ainsi, si la tournée ne rencontre aucun gaspillage ou problème en production, le responsable d’équipe doit se demander pourquoi aucun problème n’est apparu. Il est rare que tout aille pour le mieux dans le meilleur des mondes. Il s’agit probablement d’un « trou dans la raquette », c’est-à-dire d’un défaut dans la conception de la Gemba Walk.
Par exemple, il est possible que celle-ci ne soit pas passée par l’intégralité des services et postes de travail. Dans ce cas là, il est important d’assurer le suivi de cette marche même si cette dernière n’a remonté aucun problème.
Notre recommandation : il est tout à fait possible d’inviter un collègue d’un autre service afin d’apporter un regard neuf et qui pourra vous poser des questions auxquelles vous n’auriez pas pensé pendant vos prochaines marches gemba.
Quels sont les avantages d’un Gemba Walk ?
Les tournées de terrain améliorent la communication entre la direction et les travailleurs de première ligne, favorisant une culture de transparence et de collaboration. En observant les processus directement sur le terrain, les leaders peuvent identifier les inefficacités et travailler avec l’équipe pour développer des solutions pratiques, conduisant ainsi à une amélioration continue. Les employés se sentent valorisés lorsque la direction montre de l’intérêt pour leur travail, ce qui entraîne un engagement et un moral plus élevés.
Cependant, les marches peuvent également avoir des effets secondaires. Les défis incluent la résistance au changement, le manque de suivi et une formation inadéquate, qui peuvent entraver le succès des Gemba Walks. Pour surmonter ces défis, il est essentiel d’assurer une communication claire, un suivi cohérent et un soutien continu de la part des dirigeants. Impliquer les employés dans le processus permet d’obtenir leur adhésion et leur coopération.
L’exemple de GT Logistics qui digitalise ses routines quotidiennes et améliore la remontée des informations
GT Logistics, expert en sous-traitance logistique et opérations de montage, offre divers services : logistique de distribution sur plateformes dédiées, logistique industrielle en usine, délégation de production, logistique d’urgence et intégration de solutions de transport.
Ils faisaient des Gemba Walks pour optimiser les processus de production, améliorer la qualité et réduire les déchets. Cependant, avec les tournées de terrain traditionnels sur supports papiers (carnet, stylo), un problème de surcharge de papier est vite apparu. Les observateurs ont également constaté un manque de traçabilité des données, entraînant une perte de temps dans les routines et les audits.
Pour résoudre ces problèmes, ils ont fait appel à fabriq pour digitaliser toutes les étapes d’un Gemba Walk : préparation, déroulement, suivi et analyse. Fabriq offre un logiciel dédié avec de nombreux avantages, comme l’amélioration de la collecte de données, l’analyse et le suivi des actions d’amélioration continue.
Parmi les fonctionnalités :
- Création de formulaires avec des objectifs personnalisés
- Possibilité d’ajouter des règles aux formulaires pour une logique conditionnelle
- Planification et organisation des visites sur le terrain
- Collecte et analyse des données lors des tournées de terrain
- Visualisation de la bonne exécution des walks
- Proposition et mise en œuvre des actions d’amélioration
- Suivi et évaluation des résultats de la tournée de terrain
- Communication et collaboration entre les participants
- Mise à jour automatique des indicateurs depuis les walks
En plus de digitaliser les Gemba Walks, fabriq rassemble tous les outils pour gérer votre atelier plus efficacement (sécurité, qualité, coût…), résoudre vos problèmes opérationnels et standardiser vos processus. Pour en savoir plus sur Fabriq, n’hésitez pas à demander une démo !
L’importance d’impliquer ses collaborateurs dans le gemba walk
Les collaborateurs apprécient généralement le fait de voir les managers se déplacer à l’atelier de production et s’intéresser de près à leurs activités. Plus important encore, ils apprécient que les superviseurs aient à cœur l’implication des équipes dans l’amélioration du shopfloor, et pas seulement en termes de productivité.
Pour réussir son Gemba Walk, la tournée de terrain ne doit pas se limiter à auditer et surveiller l’activité des employés. En instaurant un véritable échange entre manager et équipe, le but est de déterminer conjointement les solutions les plus efficaces face aux problèmes soulevés. Les équipes terrains ne doivent pas endosser le simple rôle de rapporteur d’anomalies, mais bien apporter leur pierre à l’édifice pour améliorer les processus et faciliter la résolution des problèmes.
Impliquer régulièrement ses équipes permet à la longue d’en faire une réelle force pour l’innovation participation active et aide les équipes dans leur formation continue.
En conclusion, le Gemba Walk doit mettre l’accent sur la communication et la collaboration. En mesurant des KPI adaptés à vos besoins, vous pouvez maximiser les résultats obtenus, depuis la qualité des données remontées jusqu’à la correcte application des actions correctives. Et c’est ainsi que vous atteindrez une excellence opérationnelle.
