En usine, lorsqu’on met en place des démarches de management visuel, de lean management, de résolution de problèmes ou encore d’amélioration continue, la standardisation de ces processus est essentielle pour garantir leur efficacité. Avec l’essor de la digitalisation, des outils émergent pour uniformiser les pratiques plus simplement et améliorer la performance des opérations.
La standardisation des processus, de quoi s’agit-il ?
La standardisation des processus fait référence à l’uniformisation des pratiques, des procédures et des routines de travail. Il s’agit notamment de définir des règles et des méthodes claires et systématiques pour chaque activité, opération, routine ou comportement au sein de l’usine. Ces processus standardisés peuvent donc inclure les réunions d’animation de la performance, la résolution de problèmes, les tours de terrain, les audits, mais aussi les règles d’escalade des informations, les règles de sécurité, qualité, etc.
La standardisation des processus vise à réduire les variations et les erreurs, à assurer la conformité aux normes, à renforcer une culture d’entreprise homogène et améliorer l’efficacité. Chaque employé sait ainsi à quoi s’attendre et comment réagir dans diverses situations.
La standardisation puise ses origines dans au début de l’ére industrielle, où l’objectif principal était de garantir la cohérence des produits fabriqués en grande série. Avec l’émergence du lean management dans les années 1970, la standardisation a pris une nouvelle dimension. Elle est devenue un élément central de cette philosophie, permettant ainsi de stabiliser les processus avant de les améliorer de manière continue.
L’importance de la standardisation des processus dans le secteur industriel
La standardisation des processus joue un rôle clé dans le secteur industriel afin de garantir la qualité et l’efficacité de la production. En établissant des procédures standards, les entreprises peuvent réduire les variations et les erreurs car les processus sont simplifiés et les flux de travail optimisés : les opérateurs connaissent exactement les étapes à suivre et les méthodes à appliquer et cela permet ainsi d’éliminer les temps morts et de fluidifier les opérations.
La standardisation permet également d’améliorer la qualité des produits. Des procédures standardisées garantissent que les produits sont fabriqués selon des spécifications précises, respectent les mêmes normes de qualité, réduisant ainsi les défauts et les rebuts. Du côté de la sécurité aussi, les standards sont cruciaux. Ils permettent de réduire les risques d’accidents et de blessures car les employés sont mieux informés des dangers potentiels et ont des mesures de prévention claires et précises. Cela crée donc un environnement de travail plus sûr.
En standardisant les pratiques et processus, cela facilite également la formation du personnel, ancien et nouveau, qui peut se conformer à des instructions claires et précises et gagner en autonomie plus rapidement. Enfin, cela peut également servir lors de l’intégration de nouvelles technologies, en donnant des instructions précises aux employés sur comment les utiliser, dans quels cas, etc.
En ayant des standards bien définis, les entreprises peuvent plus facilement ajuster leurs opérations en réponse aux changements du marché ou aux nouvelles exigences.
Comment standardiser les processus en usine ?
La standardisation des processus en usine est assez simple à mettre en place. Il suffit d’utiliser les bons outils et de suivre ces quelques étapes :
- Analyser les processus :
Commencez par observer et lister tous les processus, rituels et procédures mis en place au sein de votre site. Cela vous permettra d’identifier les variations, les inefficacités et de développer ainsi les bons standards.
- Développer les standards :
Une fois les processus et rituels établis, il convient de créer des procédures opérationnelles standards (SOP) pour chaque tâche, en précisant les étapes, les outils nécessaires, les règles et les critères de qualité et de sécurité.
- Former et communiquer :
Profitez de vos réunions de performance (AIC, top 5, 10, 15) pour informer les employés de la mise en place de ces standards et de l’importance de les suivre et organisez des sessions de formation aux nouvelles procédures.
- Mettre en place les SOP et les suivre :
Mettez en place les SOP et surveillez leur application. Encouragez les feedbacks des employés pour identifier les problèmes potentiels et ajuster les procédures standards si besoin.
Quels outils utiliser pour standardiser les processus ?
Les SOP
Les SOP (Standard Operating Procedures), ou procédures opérationnelles standardisées, sont des documents détaillés qui décrivent étape par étape les tâches à accomplir pour réaliser un processus ou rituel spécifique dans une entreprise. Elles sont conçues pour garantir que les opérations sont exécutées de manière cohérente, efficace et uniforme, conformément aux normes définies, quel que soit l’opérateur ou le moment où la tâche est effectuée.
Une SOP comporte plusieurs éléments :
- Un titre et une identification : indiquez clairement le nom de la procédure, son numéro de référence, la date de création et de mise à jour, le service concerné.
- Le ou les objectif.s : décrivez brièvement le but de la procédure et les résultats attendus.
- Le champ d’application : précisez les services, départements et activités concernés par la SOP.
- Les responsabilités : définissez les rôles et responsabilités des personnes impliquées dans l’exécution de la procédure.
- Le matériel et les ressources nécessaires : listez les équipements, outils, documents et autres ressources requis pour réaliser la tâche ou le processus.
- Les étapes : détaillez de manière séquentielle les actions à entreprendre en incluant les instructions spécifiques, les critères de qualité et les points de contrôle.
- Les règles de sécurité : indiquez les mesures de sécurité à respecter et les précautions à prendre pour éviter les accidents ou les erreurs.
- Les documents ou formulaires : précisez les formulaires, rapports à remplir et conserver.
- Les références : citez les normes, règlements pertinents liés à la procédure.
- Les annexes : fournissez des schémas, diagrammes, listes de contrôle ou tout autre support visuel facilitant la compréhension et la réalisation de la procédure.
Les 5S
Les 5S est un outil essentiel de la standardisation en usine car il permet de créer et de maintenir un environnement de travail organisé, propre et efficace. Les 5S, qui se déclinent en cinq étapes : Seiri (Trier), Seiton (Ranger), Seiso (Nettoyer), Seiketsu (Standardiser), et Shitsuke (Suivre et respecter les règles), permettent de structurer les postes de travail de manière à éliminer les gaspillages et à faciliter l’exécution des tâches.
En appliquant systématiquement ces principes, les entreprises parviennent à instaurer des méthodes de travail claires et reproductibles, où chaque outil, matériel ou document est à sa place et facilement accessible. Cela permet de réduire les temps d’arrêt, les erreurs et d’améliorer la sécurité, contribuant ainsi à une production plus fluide et à la satisfaction des exigences de qualité.
Les gembas walks
Les gemba walks font également partie des outils qui permettent de s’assurer que les étapes d’un processus sont suivies correctement. En se déplaçant sur le terrain, au plus près des opérations, les managers peuvent observer les processus en temps réel, identifier les écarts par rapport aux standards établis et dialoguer avec les opérateurs pour mieux comprendre les défis qu’ils rencontrent. Les gemba walks peuvent être utilisés pour des inspections de qualité, des contrôles de sécurité, ou pour vérifier la bonne réalisation de tâches spécifiques.
Le rôle crucial de la digitalisation dans la standardisation
La digitalisation permet d’aller plus loin dans la standardisation des processus en usine. Accessibilité, centralisation, automatisation : les avantages à digitaliser les procédures opérationnelles standardisées sont nombreux.
- Accessibilité simplifiée : Les SOP peuvent être stockées numériquement sur un outil centralisé, accessible via des smartphones, tablettes ou ordinateurs. Elles peuvent donc être consultées par les opérateurs et les managers directement depuis le terrain ou le bureau, sans qu’ils aient à se déplacer pour les trouver. Cela permet ainsi d’assurer que tous les employés disposent des mêmes informations, mises à jour en temps réel.
- Suivi en temps réel : Les solutions digitales permettent de suivre en temps réel les opérations de production. Les écarts par rapport aux standards peuvent être détectés immédiatement, et des mesures correctives peuvent être mises en place rapidement pour garantir que les procédures restent conformes aux normes définies.
- Amélioration continue : La collecte de données via la digitalisation permet d’analyser les performances de chaque processus. Grâce à cette analyse, il devient plus facile d’identifier les points à améliorer et de mettre à jour les procédures de manière continue tout en garantissant qu’elles restent standardisées.
- Réduction des erreurs humaines : En automatisant certaines étapes du processus et en digitalisant les instructions de travail et les contrôles qualité, le risque d’erreur humaine est considérablement réduit. Les opérateurs sont guidés étape par étape, minimisant les risques de divergence par rapport aux standards établis.
- Formation et montée en compétence : Les outils digitaux peuvent aussi servir de support à la formation des opérateurs, en fournissant des instructions précises et détaillées. Cela aide à standardiser l’apprentissage des bonnes pratiques au sein de l’usine.
En conclusion, la standardisation est un levier puissant pour optimiser les processus de production. En établissant des normes et des procédures standards, les usines peuvent garantir une qualité et une sécurité constantes tout en réduisant les coûts et en augmentant la productivité et l’efficacité opérationnelle. La digitalisation, avec des outils comme fabriq, vient renforcer cette standardisation en facilitant l’accessibilité et le suivi et en permettant une réactivité accrue face aux écarts.
