Dans le domaine de l’excellence opérationnelle et de l’amélioration continue, la réunion AIC, ou « animation à intervalle court » (short interval management en anglais), joue un rôle essentiel. Cette démarche permet de mieux identifier les problèmes et d’y trouver des solutions rapides et efficaces grâce à des réunions courtes, souvent d’une durée de 5 à 10 minutes. Les chargés d’excellence opérationnelle, les chargés de l’amélioration continue et les lean managers doivent en tirer le meilleur parti pour maximiser les performances de leur entreprise. Dans cet article, nous explorerons les 10 bonnes pratiques des réunions AIC en usine pour les y aider.

Quelle est la définition de la réunion AIC, ou animation à intervalle court ?

La réunion AIC est un outil clé du lean management, une approche globale de gestion des opérations dont l’objectif est d’optimiser les processus de production et à éliminer les gaspillages. C’est pourquoi on appelle aussi ces réunions « AIC lean ».

Ce type d’animation est dit « à intervalle court », car la réunion dépasse rarement les 10 minutes. Elle a généralement lieu tous les jours à la même heure et au même endroit. Les participants restent debout et s’appuient sur le management visuel pour suivre des KPI  – ou indicateurs de performance  – bien définis, ainsi que pour mesurer la performance d’un site de production. Ces éléments visuels permettent d’identifier en temps réel les écarts de performance afin de réagir rapidement en cas de problème. 

De plus, la réunion AIC valorise l’expertise de terrain et la participation active de tous les membres de l’équipe à l’optimisation des processus. Les éventuelles anomalies, ainsi que les pertes de temps, sont visualisées et remontées plus facilement, ce qui encourage tous les acteurs, qu’ils soient opérateurs terrain, superviseurs ou cadres, à proposer des pistes d’amélioration.

Voici, en 10 étapes, les conseils de Fabriq pour la construction de réunions AIC réussies :

#1 Définir des objectifs clairs

Avant de démarrer une réunion AIC, il est essentiel de définir des objectifs clairs. Cela permet à tous les participants de savoir ce que l’on attend d’eux et de se concentrer sur les résultats souhaités. Les objectifs doivent être spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps (SMART). Cette clarté favorise une compréhension commune et assure l’alignement de l’équipe autour des enjeux clés.

#2 Fixer une durée précise

Les réunions AIC sont conçues pour être courtes et ciblées. Il est essentiel de fixer une durée précise et de s’y tenir rigoureusement. Cela encourage la discipline et l’efficacité, tout en évitant les dérives et les pertes de temps. Des réunions chronophages peuvent décourager la participation, alourdir l’emploi du temps des présents et nuire à l’impact des actions à mettre en place.

#3 Encourager une participation active

La réussite des réunions AIC dépend de la participation active de tous les membres de l’équipe. Il est important d’encourager chacun à partager ses idées, ses observations et ses suggestions. Le manager ou le responsable de la réunion doit créer un environnement ouvert et bienveillant qui valorise les contributions de tous. La diversité des perspectives enrichit les discussions et favorise la créativité et l’émergence de solutions.‍

#4 Utiliser des outils visuels

L’utilisation d’outils visuels tels que des tableaux, des graphiques et des diagrammes permet de rendre les informations plus compréhensibles et faciles à retenir. Ces outils simplifient la communication et aident à visualiser les problèmes, les tendances et les résultats. Ils contribuent également à maintenir l’attention des participants et à stimuler l’engagement.

#5 Recourir à des méthodes structurées

L’utilisation de méthodes structurées dans les réunions AIC favorise une approche systématique de l’amélioration continue. Des techniques, telles que la stratégie de résolution de problèmes PDCA ou la méthodologie des 5 pourquoi, peuvent être employées pour guider les discussions et les analyses. Ces méthodes apportent de la rigueur et de la cohérence dans l’identification des problèmes et la prise de décision.

#6 Standardiser les processus

Pour garantir la cohérence et l’efficacité des réunions AIC, il est recommandé de standardiser les processus qui assurent sa mise en place. Pour ce faire, nous conseillons d’utiliser une documentation simple qui détaille les étapes du processus et les informations requises. Ce document sera affiché dans la zone de travail, où il sera visible pour tous les membres de l’équipe. 

La standardisation inclut aussi la mise en place de règles claires sur la structure des réunions, les rôles et les responsabilités des participants, les supports visuels à utiliser, etc. 

#7 Analyser les données

Les réunions AIC doivent reposer sur des données fiables et pertinentes. L’analyse des données permet de comprendre les performances actuelles, d’identifier les écarts par rapport aux objectifs et de détecter les tendances émergentes. Il est important de mettre en place des indicateurs clés de performance (KPI) et de les suivre régulièrement pour évaluer l’efficacité des actions engagées.

#8 Définir des actions concrètes

Une réunion AIC ne serait pas complète sans la définition d’actions concrètes à entreprendre. À la fin de la réunion, il est essentiel de déterminer les mesures spécifiques à prendre pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer les processus. Les tâches doivent être assignées à des responsables clairement désignés et accompagnées de délais réalistes.

#9 Assurer un suivi des actions

Le suivi des actions est une étape cruciale pour garantir leur mise en œuvre effective. Il est nécessaire de définir des mécanismes de suivi qui permettent de s’assurer que les actions sont réalisées dans les délais impartis et d’évaluer leur impact. Les responsables des actions doivent rendre compte de l’avancement lors des réunions ultérieures, favorisant ainsi la responsabilisation et la transparence.

#10 Booster l’efficacité de la réunion AIC grâce au digital

Grâce à la digitalisation, l’efficacité des réunions AIC a beaucoup évolué. En effet, le management visuel digital aide à améliorer l’efficacité des collaborateurs et à gagner en performance. Des solutions de management d’atelier modernes (comme Fabriq 😉) peuvent faciliter la collecte et le partage d’informations, la collaboration et le suivi des actions. Cela grâce à des tableaux de bord interactifs accessibles via smartphone et tablette et qui fonctionnent également hors ligne.

Les réunions AIC sont des moments privilégiés pour stimuler l’amélioration continue dans les usines. En suivant ces 10 bonnes pratiques, les chargés d’excellence opérationnelle, les chargés de l’amélioration continue et les lean managers peuvent créer un environnement propice à la collaboration, à l’analyse des problèmes et à la mise en place d’actions concrètes. Avec ses processus standardisés et son orientation actions et résultats, l’AIC ou « animation à intervalle court » permet d’optimiser les performances opérationnelles et de progresser vers l’excellence. Plus encore, les réunions aic digitales deviennent de véritables leviers d’amélioration continue pour les entreprises opérant dans le secteur de l’industrie 4.0.