Dans le secteur de l’industrie, la mise en place d’une stratégie lean est depuis longtemps un enjeu majeur pour améliorer les performances des entreprises et leur compétitivité. Mais avec l’arrivée du numérique et la digitalisation croissante des processus, les entreprises doivent maintenant s’interroger sur la pertinence d’une transition vers le lean digital. Mais comment savoir si l’entreprise est prête pour cette transition ? Et quel en est le retour sur investissement ? 

Nous avons justement organisé un webinar sur le passage du lean traditionnel au lean digital, dont vous pouvez accéder au replay juste ici. Dans cet article, nous allons voir les enjeux de la mise en place d’une stratégie lean aujourd’hui et comment le numérique peut contribuer à accélérer cette démarche, ainsi que les étapes à cocher avant de digitaliser ses process lean.

Lean management, définition

Méthodologie de gestion qui vise à maximiser la valeur pour le client tout en minimisant le gaspillage (muda, muri, mura) au sein de l’usine, le lean management est né au Japon dans les années 50, avec le développement du Toyota Production System. Il s’agit d’une approche centrée sur l’amélioration continue des processus de production et de gestion, dans le but d’optimiser l’efficacité et la qualité tout en réduisant les coûts et les délais.

La méthode du lean management se caractérise par 5 grands principes : 

• Mettre le client au centre de son entreprise et de ses activités (customer value)
• Identifier et réduire les gaspillages, qu’on appelle aussi la non valeur ajoutée ou NVA, afin d’éviter notamment la surproduction
• Tendre les flux en minimisant l’encours pour que le produit sorte le plus vite possible de ce processus
• Impliquer tous vos collaborateurs, ou l’intelligence collective
• Ancrer une culture d’amélioration continue 

Comment insuffler une culture d’amélioration continue ? 

Formation des équipes

Il est primordial de se former en continu pour s’adapter aux changements constants des processus, des produits ou même des clients. La recherche perpétuelle d’amélioration doit être ancrée dans l’entreprise en formant tous les collaborateurs et en élaborant des plans de formation avec des actions concrètes. Le retour sur investissement n’en sera que meilleur. Il est également crucial d’adapter les niveaux et les rythmes de formation selon l’activité et la taille de votre entreprise. 

7-Shapes propose notamment des formations digitalisées en lean management qui sont basées sur du game based learning ou du serious game, afin de rendre cela plus ludique.

Mise en place de rituels d’animation digitalisés

L’objectif suivant consiste à mettre en place des rituels de remontée de problèmes et des animations à intervalles courts. Mais le lean management a ses limites, dans le sens où cela va générer beaucoup de papiers ou de fichiers excels qui peuvent prendre du temps de préparation qui ne permettent pas ou peu la traçabilité et la capitalisation des informations. 

« On arrive même à un point où, dans les organisations qui sont plutôt matures en lean, ne pas avoir d’outils digitaux est un frein car les équipes perdent 30 minutes voire 1h par jour pour mettre à jour des indicateurs ou de l’information entre les tableaux blancs qui ne communiquent pas. »

C’est là que la digitalisation entre en jeu, en veillant bien à ce que ces rituels soient bien établis, tenus et animés et qu’il y ait une adhésion des employés à ces rituels. S’il n’y a pas un certain ancrage et un suivi de ces rituels avant de les digitaliser, l’accélération va être plus difficile et les résultats risquent d’en être minimisés. 

La digitalisation des AIC en est le point clé. En ayant une bonne culture d’amélioration continue, la discussion va être alimentée et cela va permettre aux opérateurs ou aux chefs d’équipe de prendre la parole de manière spontanée et de remonter les points qui n’auraient pas forcément été vus lors des tours de terrain ou dans les indicateurs. Et c’est d’autant plus important, quand ces points sont remontés, de montrer qu’ils sont traités. Cela pose donc la question du suivi de ces points : quelle équipe s’en charge et quel plan d’action a été mis en place derrière. Il est important d’avoir un retour d’informations et c’est là que le digital peut apporter quelque chose, car cela crée de la transparence. Et c’est cette transparence qui va aider à l’engagement et à l’implication des équipes. 

Ensuite, le passage à la digitalisation pourra s’effectuer sur la prise d’action correctives et sur la résolution de problèmes, en permettant aux équipes de s’assurer qu’elles puissent, de manière assez méthodique, aller au fond du problème en identifiant la cause racine, afin de résoudre durablement ce problème. 

En résumé, la digitalisation des rituels d’animation concerne 4 axes clé : 

• détecter et remonter des problèmes;
• animer quotidiennement des points de revue de performance;
• prendre des actions correctives 
• faciliter la résolution de problèmes

Quel est le ROI de la digitalisation des process lean ? 

Le lean traditionnel, en mettant simplement en place ses principes et ses outils et en insufflant une culture d’amélioration continue et une intelligence collective, permet déjà d’augmenter l’efficience d’un atelier de production ou d’une usine de 5 à 10 %. Le lean digital va venir décupler les effets du lean traditionnel, en permettant d’obtenir des gains additionnels de 20 à 30 %. 

Par rapport au lean management traditionnel, le lean digital va venir : 

• Accélérer les flux de communication, en fournissant un outil digital en temps réel pour suivre les indicateurs de performance et les plans d’action. Cela permet de réduire les frictions et l’asymétrie de l’information entre les différentes équipes, tout en identifiant rapidement les écarts et en prenant des mesures plus rapidement.
• Renforcer l’adhésion des employés en leur faisant gagner du temps en redonnant un nouveau souffle à la démarche.
• Pérenniser la démarche en la cadrant et en la structurant, ce qui va permettre de la faire passer à l’échelle plus facilement. 
• Standardiser et capitaliser les datas, ce qui est particulièrement intéressant pour les organisations qui ont plusieurs sites et qui souhaitent avoir un système unifié. Cela va leur permettre de parler le même langage, de comparer leurs performances et leurs problèmes et de s’entraider. 
• Mesurer pour améliorer le système, en offrant des indicateurs de performance précis, qui permettent de prendre les actions nécessaires pour améliorer les processus.  

En termes de retour sur investissement, le lean digital apporte ainsi : 

• un gain de temps (overall people efficiency)
• une résolution plus rapide des problèmes 
• une structuration de la démarche d’excellence opérationnelle qui va permettre de gagner du temps et de l’argent sur des formations, des audits ou encore des déplacements d’équipe. 

Quand digitaliser ses process lean ? 

Il est important de noter que le lean digital va servir de support au lean traditionnel. Il est donc nécessaire d’avoir mis en place les basiques du lean, à savoir les AIC, les gemba walks ou encore les audits 5S et surtout, de les faire correctement. Il ne suffit pas de les lancer, il faut les suivre, les analyser, les adapter. 

Ensuite, il faut s’assurer que les équipes opérationnelles sont bien formées aux outils fondamentaux du lean. Il est important de faire monter en compétences tous les collaborateurs, de les valoriser et de leur donner des perspectives d’évolution. Pour être vraiment efficace, il est également important de sensibiliser toutes les parties prenantes à la philosophie du lean (kaizen, value stream mapping, juste-à-temps, etc). 

La digitalisation va demander une certaine disponibilité de vos équipes au départ. Chez Fabriq, nous conseillons de mettre en place des ambassadeurs pour insuffler et gérer le projet. À titre d’exemple, sur un pilote de 3 mois, un projet tel que la mise en place d’un outil digital comme Fabriq va nécessiter d’avoir une personne dédiée au projet environ deux jours par semaine, pour le suivre, le mener, gérer la configuration de l’outil et le suivi de la formation des équipes et leur adhésion. 

Pour encore plus de détails et de conseils sur la digitalisation des process lean, découvrez la totalité de notre webinar en replay.