Issu du japonais et ayant pour traduction “Là où les choses se passent”, un Gemba Walk est un tour de terrain ou d’atelier réalisé par un responsable d’une équipe opérationnelle. Les Gemba Walks, à ne pas confondre avec l’audit 5S, s’inscrit dans la philosophie lean et est au cœur des actions managériales dans l’atelier, mais surtout il permet de se rendre compte de la réalité terrain, d’identifier des bonnes pratiques et de remonter les problématiques rencontrées par les équipes opérationnelles.

Mais dans un contexte sanitaire où le télétravail a été démocratisé, cette méthode qui se réalise traditionnellement sur papier a montré ses limites. Aujourd’hui, les responsables se retrouvent face à une contrainte : réaliser les audits terrains leur permet de garder le contact avec les équipes et le terrain mais remonter les informations sur papier n’est pas pratique et leur fait perdre trop de temps au quotidien. 

La question à laquelle nous allons essayer de répondre dans cet article : comment numériser les Gemba Walks tout en conservant le contact du manager avec ses équipes terrain ?

Les Gemba Walks, qu’est-ce que c’est ?

Le Gemba Walk peut prendre différentes formes ou parcours et s’appeler “tournée terrain”, tournée d’ateliers… Il y a plusieurs objectifs pour le manager des équipes mais le premier est de mieux comprendre et analyser le déroulé des process et de s’imprégner du quotidien de ses équipes.

Un Gemba Walk apporte de nombreux bénéfices au manager, comme : 

• Prendre du recul sur l’activité des équipes pour mieux détecter ce qui n’est pas visible quand le manager n’est pas sur le terrain ;
• Détecter des écarts aux règles fondamentales et par exemple rappeler le sens des règles de sécurité sur les lignes ; 
• Détecter les bonnes pratiques qui apportent de la valeur ajoutée ; 
• Identifier les problèmes opérationnels de l’équipe ;
• Mobiliser ses équipes et développer leur autonomie. 

Les Gemba Walks sont cruciaux pour assurer le bon déroulement de la production. Ces tours de terrains se finissent toujours par une étape de partage des observations avec le manager et les équipes concernées. 

Quels sont les bénéfices de la digitalisation des audits terrains ?

Les rituels de performance sur papier ayant montré leurs limites, leur format digital s’impose comme un besoin pour mieux comprendre le quotidien des équipes terrains et apporte ainsi de nombreux bénéfices aux responsables des équipes : 

• La collaboration et les communications sont simplifiées : grâce à une solution  de collaboration digitale simple et intuitive, les différentes personnes concernées par un projet ont accès aux mêmes informations quand elles le souhaitent et peuvent ainsi diffuser l’information plus facilement si nécessaire.
  
• Les données sont plus accessibles grâce à l’historisation : grâce à l’historique des données, les intervenants d’un projet ont accès aux actions antérieures, aux problèmes rencontrés, aux causes identifiées, etc. De cette façon, les plans d’actions sont ajustés au compte goutte ce qui facilite la prise de décision. Le fait d’archiver les rapports d’audits sous forme numérique peut s’avérer très précieux pour les activités soumises à de nombreux audits réglementaires (agro-alimentaire, aéronautique etc.)
  
• La réactivité et l’implication des équipes sont amplifiées : les notifications en cas d’actions permettent aux équipes de réagir plus vite en cas d’anomalies détectées comme pour un taux de rebut par exemple. Un effet en entraînant un autre, les équipes sont plus motivées et impliquées dans les projets.

La digitalisation des rituels et des process (comme le gemba walk, les audits 5S, les réunions de performance) permet à vos employés de mieux gérer leur quotidien et d’optimiser chaque tâche, ce qui accroît considérablement leur niveau d’autonomie dans la résolution de problèmes. 

Comment digitaliser vos Gemba Walks avec Fabriq ? Quels sont les avantages ?

La mise en place de solutions digitales se révèle donc être le pilier de votre pilotage de performance et de l’amélioration de votre productivité. Mais comment choisir l’outil qui vous permettra de tirer tous les bénéfices de la digitalisation et d’en voir vraiment les résultats ?

Pour cela, il est nécessaire d’opter pour un outil simple d’utilisation qui sera accessible à l’ensemble des équipes terrain. Un outil facile à prendre en main permet aux opérateurs d’être à l’aise et de comprendre les fonctionnalités plus rapidement. Voyons ensemble les différents critères essentiels pour le choisir.

Remontez les problèmes terrains lors de vos Gemba Walks

Au sein de notre outil vous pouvez remonter un problème via un ticket au cours d’une routine que vous aurez lancée. Vous pouvez ainsi remonter un problème dans l’application sans avoir à arrêter votre Gemba walk. 

De plus, créer une dépendance entre le ticket et la routine permet de naviguer facilement entre l’un et l’autre. Le ticket sera lié à la routine en question réalisée au moment du Gemba Walk.
Naturellement, les employés concernés prennent part à la résolution du problème qui a été lancée. Elles ont également accès aux actions passées sur ce sujet et aux réponses données lors de la routine.

Créez des communications à partir des routines

A la fin de votre routine, vous pouvez créer une communication qui reprendra les éléments de la routine que vous avez réalisée et pourra être partagée à l’extérieur de l’équipe. L’objectif est de diffuser le résultat de la routine aux autres équipes : comparaison des scores entre deux ateliers similaires, partager un commentaire ou un problème de sécurité par exemple. Dans cette communication, téléchargez votre routine en pdf et donnez accès à l’ensemble des équipes du site aux informations de la routine : titre, date, pourcentage de réalisation, auteur de la routine…

Capitalisez sur les données des routines 

Également, comme pour tout ticket, un ticket créé à partir d’une routine, pourra être archivé. L’archivage de ces tickets vous permet de les retrouver à n’importe quel moment si vous êtes confrontés à un problème similaire. 

L’historisation des données des routines permet de créer des indicateurs (kpi) de processus dans l’outil afin de suivre dans des tableaux de bord le statut, la progression ou le score des audits et tours de terrain quotidiennement. 

Par ailleurs, vous pouvez télécharger l’historique des réponses aux routines effectuées par vos équipes dans l’objectif de faire des analyses personnalisées.

Liez vos routines à vos AIC 

La digitalisation des gemba, audits et tours de terrains présente un autre bénéfice majeur : vous pouvez les connecter à vos tableaux de bord et management visuel qui servent de support pour vos Animations à Intervalles Courts (AIC). Qu’il s’agissent d’actions correctives à effectuer provenant d’une non conformité identifiée lors d’une routine qualité ou d’un risque d’accident à communiquer aux équipes, ces informations peuvent être consolidées et priorisées facilement lors des AIC afin de réagir au plus vite à d’éventuels écarts de performance. 

La visualisation d’indicateurs de routines (score, statut, % de complétion) vous permet également de visualiser en un coup d’œil d’éventuels écarts de performance ou anomalie selon la logique du système Andon et d’y apporter une réponse rapide via un plan d’actions ou en escaladant l’information au niveau supérieur.